Construire, ensemble, les fondations d’un dossier patient commun à l’H.U.B

Des organisations unifiées au service des soins

L’H.U.B fonctionne comme un groupement hospitalier structuré autour d’une gouvernance unifiée : un comité de direction commun, un seul département IT, une coordination transversale des projets. Cette structure permet d’aborder une stratégie informatique comme étant un ensemble cohérent et non pas site par site.

Dans cette logique, l’introduction d’un écosystème applicatif unique réduit la fragmentation des outils, offre un environnement de travail plus homogène et plus lisible aux professionnels de santé, et limite les coûts liés à la gestion de multiples applications.

Selon Jacques Rossler, Directeur des Systèmes et Infrastructures de l’H.U.B, « Aujourd’hui, nos soignants doivent jongler avec plusieurs systèmes selon le site. Grâce à cet écosystème unique, on simplifie le quotidien, on diminue la charge mentale… et on offre une meilleure continuité et sécurité des soins à nos patients.»

Une dynamique de travail fondée sur le dialogue

Dès le début de la préparation, les échanges entre l’H.U.B et ZORGI ont été réguliers, francs et orientés solutions. Le projet s’est appuyé sur des échanges clairs, des relais identifiés côté technique et métier, et une forte implication des directions.

« Dès qu’un point sensible apparait, il est abordé sans attendre et de manière constructive. Cette approche permet d’anticiper les tensions et de limiter les risques d’escalade, tout en favorisant un climat de confiance et une compréhension mutuelle des contraintes. Tout a été mis en œuvre pour créer un véritable partenariat, loin d’une simple relation client-fournisseur.», commente Jacques Rossler.

Une implication forte des équipes de terrain

Ce qui caractérise cette phase de préparation, c’est avant tout l’implication collective des équipes de l’H.U.B. Au-delà des aspects techniques, le projet se construit grâce à une mobilisation humaine forte, à plusieurs niveaux.

D’une part, une expertise des équipes internes, qui maitrisent la connaissance de l’ancien dossier infirmier (EPR, « ancêtre » de Xperthis CARE) et les processus de soins, permet de mieux anticiper les évolutions liées à la solution ZORGI. Cette maîtrise du système existant facilite les choix et les arbitrages fonctionnels. La gestionnaire de projet H.U.B du côté informatique, Mme Bernadette Sommereijns, a assuré que les différents intervenants restent alignés au cours du projet.

D’autre part, une expertise des équipes métiers, en particulier Mme Sylvie Godart et son équipe de « support aux soins », jouent un rôle essentiel. Leur engagement dès les premières étapes ont aidé à intégrer les réalités du terrain et à construire un outil aligné sur les besoins concrets des utilisateurs.

« Ce n’est pas un projet IT qu’on développe avec le TPI, c’est un projet humain. Ce sont les équipes de soins qui ont défini les plans de soins, les supports de formation, les règles métier. Nous avons pu mobiliser des experts métier : infirmiers, chefs de projets, utilisateurs avancés qui ont joué un rôle central dans la construction des outils.», résume Jacques Rossler.

Des enseignements concrets avant la mise en production

S’il est encore trop tôt pour parler de réussite, plusieurs enseignements peuvent déjà être tirés de cette phase de préparation :

• La décision d’une gouvernance claire, avec des circuits de décision efficaces.
• La valeur du dialogue direct et de la transparence dans les échanges.
• L’implication forte des métiers, indispensable pour adapter les outils aux réalités du terrain.
• La volonté commune de limiter les perturbations pour les utilisateurs, en proposant un écosystème unifié, plus lisible et plus simple à appréhender.

« La phase de préparation se construit actuellement pas à pas, selon une approche structurée et maitrisée, avec l’équipe ZORGI. Des jalons clairement établis, des validations régulières et de la co‑construction étroite avec les équipes de l’H.U.B permettent d’asseoir des bases solides pour la suite. » Précise Nadja Vincze, IT Project Manager chez ZORGI.

« Comme je le soulignais, ce projet n’est pas uniquement technique. Il mobilise les équipes autour d’un changement qui touche au quotidien des soins et donc du patient, l’enjeu est d’autant plus grand ! » conclut Jacques Rossler, Directeur des Systèmes et Infrastructures de l’H.U.B.

Et maintenant ?

Ce calendrier marque les prochaines étapes d’un projet exigeant, porté par l’expertise et l’engagement des équipes de l’H.U.B et de ZORGI. La phase de préparation se poursuit activement, avec en ligne de mire deux dates clés :

• Le 27 septembre 2025 : mise en production du dossier infirmier et de la prescription (patients ambulatoires et hospitalisés) Xperthis CARE pour l’hôpital Erasme.
• Fin novembre 2025 : déploiement du nouvel écosystème TPI (Trajet Patient Intégré) à l’Institut Jules Bordet.