Numérisation de la facturation des patients

Une solution flexible pour chaque hôpital

Chez ZORGI, nous sommes convaincus que les solutions numériques dans le secteur de la santé doivent s’adapter aux besoins des hôpitaux et des patients, et non l’inverse.

C’est pourquoi nous concevons nos applications de manière à les intégrer facilement à une grande diversité de plateformes et de systèmes, quelle que soit l’infrastructure IT existante.

« ZORGI a développé, pour OAZIS et TarFac 3, un connecteur générique avec plusieurs acteurs présents sur le marché belge. Chaque hôpital peut ainsi choisir librement avec quel partenaire il souhaite collaborer pour l’envoi, la numérisation et le suivi des factures patients. » – David Modrie, Unit Manager Care Admin, ZORGI

Le rôle de Doccle

Parmi les partenaires avec lesquels ZORGI collabore, on retrouve Doccle.
Doccle est à la fois un partenaire technologique, qui fournit des solutions numériques notamment pour les paiements, et un partenaire de communication, chargé de la distribution de tous types de documents via le canal de préférence du patient, depuis une plateforme centralisée.

Cette approche combine la flexibilité de multiples canaux de facturation à l’efficacité d’un flux de travail automatisé, tout en tenant compte des préférences du patient. En conséquence, le processus de facturation gagne en efficacité, les paiements sont plus rapides et plus fiables, et cela se traduit par des économies et une meilleure durabilité.

Comment fonctionne l’intégration ?

L’intégration entre les logiciels de ZORGI et Doccle offre une solution standardisée et sécurisée pour envoyer les factures patients de manière fluide et fiable.

• Transmission de données via un fichier GRI

ZORGI génère un fichier GRI (Grouped Invoices) contenant toutes les données nécessaires à la facturation des patients.

• Création de la facture dans le style de l’hôpital

Doccle traite ce fichier et génère des factures PDF dans le look & feel propre à l’hôpital.

• Distribution via le canal approprié

L’envoi de la facture s’effectue en fonction de la préférence du patient :

• • Numérique : incluant un bouton de paiement

• • • via la plateforme Doccle, qui compte plus de 3,5 millions d’utilisateurs en Belgique
    • via un canal e-mail sécurisé, avec l’envoi effectué depuis le nom de domaine de l’hôpital
  • Papier : par courrier, avec un code QR pour faciliter le paiement et encourager une transition vers la facturion digitale pour les prochaines factures

D’autres types de documents, comme des lettres de rappel ou des annexes, peuvent également être inclus automatiquement dans le processus.

« La digitalisation avec Doccle n’est pas une histoire de choix exclusif entre le patient ou l’hôpital. C’est une démarche progressive. La première facture peut parfaitement être envoyée par courrier, avec un code QR de paiement. Ce procédé encourage la digitalisation, car dès que le patient scanne ce code QR et paie en ligne, nous l’incitons à passer au numérique. Ainsi, nous construisons un avenir digital intelligent et accessible, sans barrières, mais avec un réel impact. » – Karel Maes, Customer Success Manager chez Doccle.

Résultats sur le terrain

Plusieurs hôpitaux ont déjà franchi avec succès le pas vers Doccle. Pour les hôpitaux utilisant TarFac 3, AZ Zeno et AZ Oudenaarde sont passés en production en janvier 2025 avec succès. AZ Vesalius a suivi fin juin 2025 avec une mise en œuvre fluide.

De nombreux hôpitaux utilisant OAZIS ont également déjà rejoint l’aventure Doccle. Plus récemment, H. Hartziekenhuis de Mol et Ziekenhuis Geel sont également passés en production, avec des résultats remarquables et des retours positifs du terrain.

Depuis leur système de tarification, ZORGI envoie un fichier GRI à Doccle, qui assure le traitement complet des factures : de l’envoi via le canal choisi par le patient jusqu’au paiement sécurisé en ligne, en passant par l’envoi de rappels lorsque la date limite de paiement approche.

« Le passage à la facturation numérique des patients via Doccle s’inscrit dans la poursuite de notre démarche de digitalisation au sein de l’administration des patients. Cette transition s’est déroulée sans encombre, notamment grâce à l’accompagnement professionnel de Doccle et de ZORGI, et ce, en un délai très court de seulement deux mois. » – Sylvia Petitat, Responsable du Service Facturation – Tarification & Facturation – CI & Accueil, AZ Zeno.

Les établissements H.Hartziekenhuis Mol et Ziekenhuis Geel ont tous deux constaté la valeur ajoutée de la facturation digitale, chacun à leur manière.

• Hartziekenhuis Mol, a surtout constaté une nette réduction des coûts :

« Le déploiement de Doccle s’est déroulé sans encombre dans notre établissement. La principale différence que nous avons constatée immédiatement est la réduction des coûts d’envoi postal. Nous ne voyons pas encore une accélération marquée des paiements dans les chiffres, mais dans l’ensemble, nous sommes satisfaits du démarrage et de la collaboration actuelle. » – Gisele Brockhoven, Directrice Financière et Administrative, H. Hartziekenhuis Mol

• Chez Ziekenhuis Geel, 19 % des patients ont déjà choisi dès le premier jour de recevoir leur facture de manière digitale :

« C’est un phénomène typique que nous observons dans les hôpitaux. Grâce à la forte pénétration de Doccle dans les foyers belges, de nombreux patients peuvent recevoir automatiquement leurs factures hospitalières dans leur application Doccle habituelle. À cela s’ajoute la conversion possible via un e-mail largement accessible. Le résultat est un comportement de paiement plus rapide et plus précis. En tant qu’hôpital, vous avez à tout moment une visibilité sur la livraison et le paiement, ce qui rend la facturation plus efficace. » – Ortwin Notebaert, Customer Success Manager bij Doccle.

Pourquoi digitaliser ? Les avantages en un coup d’œil

1. Efficace et rapide : processus entièrement automatisé, de la facturation au paiement, avec rappels de paiement
2. Économies : moins de papier, d’envois postaux et de suivi manuel
3. Qualité supérieure : moins de fautes grâce à la standardisation et à la digitalisation
4. Flexible : différents canaux de distribution (numérique et papier) via une seule plateforme centrale
5. Transparent : visibilité en temps réel sur la livraison, le paiement et le suivi
6. Temps de mise en œuvre court: en 2 à 3 mois

Et dans votre hôpital ?

Souhaitez-vous aussi rendre le processus d’envoi et de paiement de vos factures patients plus efficace ? contactez votre account manager. Ensemble, nous examinerons les possibilités adaptées à votre établissement.