Le rôle clé des coordinateurs de projet dans l’implémentation réussie d’un DPI à l'IPG - Centre d’analyses et de diagnostics intégrés

Le coordinateur de projet au cœur de la réussite

L’implémentation d’un système aussi complexe qu’un dossier patient informatisé ne peut réussir sans une gestion de projet rigoureuse et une mobilisation exemplaire des équipes. Le coordinateur de projet a su poser les bases d’une collaboration fructueuse entre les différents départements et partenaires. Grâce à une planification structurée et une communication transparente, il a fédéré les parties prenantes autour d’un objectif commun : garantir une transition fluide et efficace vers ce nouveau dossier patient.

De l’identification des besoins spécifiques des utilisateurs à la coordination des tests préalables au déploiement, chaque étape a été pensée pour répondre aux exigences élevées de l’institution. Ce travail de fond, souvent discret, est le socle qui permet aujourd’hui aux utilisateurs de tirer pleinement parti des fonctionnalités du logiciel Xperthis CARE.

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Une organisation pointue pour un déploiement fluide

Derrière chaque projet réussi se cache une équipe organisée et impliquée. À l’IPG, le coordinateur de projet dédicacé au DPI, Roberto Sicorello, a mis en place une méthodologie structurée pour garantir une transition optimale. Son approche repose sur une coordination rigoureuse, des ateliers collaboratifs et un suivi régulier avec ZORGI. Le coordinateur de projet nous explique :

« Une équipe dédiée au projet a été mise en place, composée de représentants des différents départements (médical, IT, administratif) pour garantir une prise en charge complète. Pendant la phase de démarrage, nous avons mis l’accent sur un fort engagement des sponsors et organisés des ateliers collaboratifs pour définir les besoins et les objectifs du projet. Nous avons également prévu des formations en amont pour familiariser les équipes avec la solution et anticiper les éventuelles résistances au changement.

Également des réunions régulières avec ZORGI pour assurer un suivi rigoureux de l’avancement du projet, traiter les points bloquants et coordonner les actions. Des comités de pilotage organisés pour suivre les livrables, les responsabilités et les délais. Et pour finir, la communication a été renforcée entre les équipes internes et les consultants de ZORGI, notamment lors des phases critiques (préparation au déploiement et jour J). »

Retour d’expérience et conseils pour une transition réussie

Avec du recul, l’équipe projet Roberto Sicorello et Yves Lambotte (chef du département des systèmes d’informations à l’IPG), mettent en lumière des axes de consolidation essentiels pour assurer une transition pleinement maîtrisée :

• Impliquez davantage les utilisateurs finaux dès le début du projet.
• Renforcez la formation pour anticiper les difficultés du changement.
• Accroître les ressources dédiées à la gestion du feedback post-déploiement.

Ils souhaitent également partager quelques conseils essentiels pour accompagner d’autres institutions, qu’elles soient spécialisées ou non, dans leur transition :

• Mobilisez des sponsors forts/actifs pour piloter le changement.
• Investissez dans la stratégie de communication (des sessions de sensibilisation et des canaux pour recueillir le feedback).
• Validez les contenus avant le déploiement final avec des test approfondis.
• Minimisez les résistances avec des formations et un accompagnement fort au moment du déploiement
• Associez les utilisateurs finaux à chaque étape, de la définition des besoins à la validation des solutions.