Projet de robotisation de la pharmacie hospitalière à l’AZ Groeninge
L’AZ Groeninge et ZORGI collaborent actuellement sur un projet ambitieux visant à automatiser le fonctionnement de la pharmacie hospitalière de l’institution. Depuis cette année, l’hôpital de Courtrai utilise des appareils robotisés ARX et unidose (Sinteco). Après la mise en place de la gestion centrale, la gestion décentralisée pour la distribution du stock de la pharmacie suivra. Cette robotisation, couplée au logiciel pharmaceutique ZORGI PHARMA, a un impact considérable sur la logistique de la pharmacie hospitalière et améliore également l’efficacité des services infirmiers au sein de l’hôpital. Florence Heylen, pharmacienne adjointe en logistique clinique, a présenté l’ensemble du projet et partagé ses perspectives lors de la journée client ZORGI.
Pourquoi robotiser la pharmacie hospitalière ?
L’idée de robotiser la logistique de la pharmacie hospitalière est née d’une nécessité urgente d’améliorer le service pharmaceutique en éliminant les tâches manuelles. L’objectif est de réduire la charge de travail du personnel infirmier et d’accroître la sécurité des patients.
Florence Heylen témoigne :
« Nous étions confrontés à une pénurie de personnel infirmier. Nous nous sommes alors demandé comment améliorer le service pharmaceutique pour libérer plus de personnel soignant et ainsi permettre un meilleur soin direct aux patients. Depuis quelques années, nous avons recruté des assistants en pharmacie dans les services pour préparer les médicaments, ce qui a déjà amélioré le service. Cependant, avec l’entrée en vigueur d’un nouvel arrêté royal imposant la traçabilité des numéros de lot pour chaque administration, l’idée d’une automatisation centrale et décentralisée s’est imposée. »
Le projet vise une boucle fermée pour la gestion des médicaments, depuis leur réception en pharmacie jusqu’à leur administration au patient.
Les objectifs principaux en résumé :
- Traçabilité obligatoire des numéros de lot pour chaque administration, conformément à la réglementation (AR du 30/09/2020).
- Réduction des erreurs médicamenteuses et amélioration de la précision.
- Garantir l’efficacité et la qualité des soins.
- Préparation « Just-In-Time » des stocks pour chaque patient, le plus proche possible du moment de l’administration.
- Répondre à la pénurie de personnel infirmier.
- Assurer un enregistrement correct de la consommation en pharmacie.
- Garantir une tarification précise des thérapies médicamenteuses.
Koen Delaere, Business Development Manager chez ZORGI PHARMA, ajoute :
« Chez ZORGI PHARMA, nous sommes fiers que notre logiciel joue un rôle crucial dans l’automatisation de la pharmacie hospitalière à l’AZ Groeninge. Notre solution permet de générer des ordres de distribution toutes les 24 heures et de les acheminer précisément vers différentes zones de stockage (comme le robot de rangement ou le stock automatisé Sinteco). Cela améliore l’efficacité et contribue à une distribution de médicaments sûre et fluide, de la pharmacie au patient. Ce projet illustre comment la synergie entre technologie et logiciel peut directement améliorer les soins et libérer du temps pour les infirmiers. »
Une nouvelle organisation de la pharmacie hospitalière
Le projet de robotisation comprend deux volets principaux : l’automatisation de la distribution centrale et celle de la distribution décentralisée.
- Distribution centrale
L’hôpital a commencé par automatiser la distribution centrale : la pharmacie prépare désormais la médication par 24 heures, fournissant aux infirmiers un traitement complet par patient. Cela implique le reconditionnement systématique des médicaments nécessaires.
Une unité pilote a été choisie pour tester cette automatisation, ciblant un service sans assistant en pharmacie, où les infirmiers géraient auparavant toutes les étapes, de la préparation à l’administration des médicaments.
Grâce à cette nouvelle approche, les infirmiers administrent les traitements aux patients via une scanning au chevet du patient, ce qui renforce la sécurité de ceux-ci.
Actuellement, ce modèle centralisé est opérationnel dans quatre services, avec des plans d’extension à d’autres unités.
- Distribution décentralisée
Dans le cadre de la distribution décentralisée, des stocks automatisés sont mis en place à chaque étage de l’hôpital. Les médicaments peuvent être facilement et rapidement récupérés par les assistants en pharmacie, qui les apportent ensuite aux unités pour les assembler.
Une gestion du changement efficace, la clé du succès
Le succès de ce projet repose sur une gestion du changement efficace. Florence Heylen souligne cinq enseignements importants :
- Cartographier les processus pour éviter les retards et les coûts inutiles.
- Impliquer toutes les parties prenantes : associer dès le départ les acteurs internes et externes a permis de réduire la résistance au changement.
- Consultation et retour d’information : désigner un référent au sein du personnel infirmier par service pour identifier les préoccupations et transmettre les retours à la pharmacie.
- Groupes de travail spécialisés : créer des équipes dédiées (hôpital, pharmacie, IT) pour traiter les aspects spécifiques.
- Gérer la résistance au changement : accompagner les équipes étape par étape et communiquer clairement sur l’importance du projet a facilité la transition.
Conclusion
Le projet de robotisation à l’AZ Groeninge offre des gains d’efficacité significatifs, une réduction des erreurs, une diminution de la charge administrative et une amélioration des opérations quotidiennes de la pharmacie. Une pharmacie robotisée, soutenue par le logiciel ZORGI PHARMA, assure une distribution fluide des médicaments, centralisée et décentralisée, et améliore la qualité des soins. En bref, ce projet met en place un système fermé, de la livraison à l’administration, renforçant à la fois l’efficacité et la sécurité des patients.
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