Réussir une migration logicielle : l’exemple de la Clinique CHC MontLégia avec Provisu

Des besoins bien identifiés, une solution ciblée

« Nous avions besoin d’un programme plus performant, notamment pour la prescription électronique et l’accès à une base de données pharmaceutique à jour. La nouvelle version de Provisu permet désormais des usages devenus indispensables, comme le copier-coller de traitements depuis le dossier patient OmniPro, ou encore l’intégration avec les phoroptères automatiques RT6100 récemment installés à la Clinique CHC MontLégia et à la Clinique CHC Hermalle.

Ce fut également l’occasion d’uniformiser les modèles de consultation utilisés dans le service, ce qui améliore aujourd’hui la continuité des soins et le confort de travail au quotidien », explique le Dr Nathalie Inselberger, cheffe du service d’ophtalmologie.

Ces attentes claires ont servi de fil conducteur pour préparer le projet. 

Une préparation en amont comme clé de réussite

Côté informatique, la migration a été considérée comme un projet à part entière. L’équipe IT de l’hôpital a accordé une attention particulière à l’anticipation et à la planification, en menant notamment :

1. des réunions techniques régulières ;
2. la mise en place d’un environnement de test réaliste, pour simuler les conditions réelles de la bascule, identifier les risques et calibrer les actions ;
3. la planification de la migration en dehors des plages de consultation, afin de ne pas perturber l’activité ;
4. la révision de certaines approches techniques, l’optimisation des passerelles et le renforcement de la sécurité, pour assurer une meilleure intégration dans l’infrastructure existante.

Cette organisation méthodique a permis de limiter les imprévus et de faciliter la transition vers la nouvelle version de Provisu.

Une adoption rapide grâce à la préparation

« Les premiers retours sont positifs, avec des améliorations notables dans la gestion des prescriptions et des demandes de remboursement. Le programme répond mieux aux attentes des ophtalmologues et nous ne perdons plus de temps à chercher des documents qui n’étaient pas toujours à jour, notamment dans la partie thérapeutique », indique le Dr Inselberger.

Quelques ajustements ont toutefois été nécessaires, précise Serge Beresse, project manager au sein du service IT :

« Certaines corrections ont été apportées au niveau de la base de données, en lien avec des problématiques organisationnelles qui n’avaient pas pu être complètement identifiées lors du Proof of Concept (POC). »

La force du travail d’équipe

Au-delà des aspects techniques, la réussite du projet a aussi reposé sur la qualité des échanges entre les équipes.

« Je remercie Serge et les collègues du service informatique, ainsi que l’équipe ZORGI pour leur disponibilité et leur écoute », souligne le Dr Inselberger. Un avis partagé par Serge Beresse : « La communication ouverte et la coopération constante ont été essentielles pour surmonter rapidement les défis rencontrés tout au long du projet. »

Leçons pour l’avenir

À retenir pour réussir une migration :

• bien préparer en amont, en impliquant tous les acteurs concernés ;
• respecter le rétro planning établi ;
• assurer un suivi rigoureux du projet ;
• tester dans un environnement réaliste pour anticiper les éventuelles difficultés ;
• Planifier le déploiement au bon moment pour limiter l’impact.
• Prévoir une phase d’ajustements, même si le projet est bien cadré.

« Même avec une bonne préparation, on oublie toujours quelques détails. Il faut rester flexible », conclut le Dr Inselberger.

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