Een hogere patiëntentevredenheid, verlagen van de werkdruk bij het zorgpersoneel, kosten besparen, …. Wat de drijfveren ook zijn voor een zorginstelling om aandacht te besteden aan logistieke optimalisatie: het maakt niet uit.
De optimalisatie van uw processen in de bedrijfsvoering, met of zonder ondersteuning van IT en technologie vergroot het inzicht, de controle en het vermogen om tijdig bij te sturen. Het effect van uw logistieke optimalisatie zal voelbaar zijn op meerdere domeinen. Hieronder vindt u een paar bijkomende voordelen van een gestructureerde ziekenhuislogistiek.
Zorg voor mensen en door mensen
De gezondheidszorg draait rond één ding: de patiënt. En die zorg voor patiënten gebeurt – zelfs in deze digitale tijden – door mensen. Zij maken het verschil in de zorg.
Dagelijks zetten duizenden zorgverleners zich in om patiënten de beste zorgen te geven. Maar ook achter de schermen van de zorg doen velen dag in dag uit heldenwerk. Want zonder administratieve en logistieke ondersteuning zou een ziekenhuis – of andere zorginstellingen – niet kunnen draaien
Is de patiënt tevreden?
Een patiënt komt naar het ziekenhuis om zorg te krijgen. Maar 80% van zijn “ervaring” met het ziekenhuis wordt niet bepaald door de zorg die hij krijgt. Vanaf zijn opname tot zijn ontslag wordt hij geconfronteerd met tal van logistieke, administratieve en financiële processen: het ondertekenen van de opnameformulieren, de lakens op zijn bed, het vervoer naar het OK, de bedeling van de maaltijden, het opmaken van de factuur, … Al deze handelingen en processen zijn bepalend voor de totaalervaring.
We worden steeds veeleisender als burger. We zijn niet alleen op zoek naar kwaliteit. Ook hoe we producten en diensten ervaren wordt steeds belangrijker. En dat geldt niet enkel voor een latte macchiato, een restaurant- of winkel bezoek. Ook onze verwachtingen naar de gezondheidszorg veranderen. In tegenstelling tot wat men zou verwachten, wordt een positieve ervaring met een ziekenhuis niet alleen bepaald door de kwaliteit van de geleverde zorg. Ook de organisatie van de administratieve, logistieke en financiële processen, die de dagelijkse werking van het ziekenhuis bepalen, spelen een rol in onze ervaring. En dat is niet verwonderlijk.
Iedereen is een logistiek medewerker
Logistieke taken in een ziekenhuis worden lang niet enkel uitgevoerd door medewerkers van de logistieke diensten. Elke medewerker is uw ziekenhuis is in mindere of meerdere mate een ‘logistieker’.
- De onthaalmedewerker zorgt dat de patiënt de nodige etiketten en identificeringsbandjes krijgt bij opname.
- De OK-medewerker legt de heupprothese klaar voor een operatie.
- De zorgkundige brengt de maaltijden rond op de afdeling.
- De verpleegkundige haalt een extra infuusstaander om de behandeling van de patiënt op te starten.
- …
Zijn uw medewerkers tevreden?
Een goede logistieke organisatie draagt bij aan uw aantrekkelijkheid als zorgwerkgever. In een tijd waarin gekwalificeerd zorgpersoneel vinden op zijn minst een uitdaging is, mag u deze factor niet onderschatten. Een goede zorglogistiek zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen. Ze komen terecht in een goed draaiende organisatie die hen in staat stelt om te kunnen doen wat ze willen doen: zorg verlenen.
Een goed georganiseerde zorglogistiek – ondersteund door duidelijke protocollen, dashboards, … neemt veel lasten van de schouders van het zorgpersoneel. Het geeft medewerkers inzicht in het resultaat van hun harde werk en werkt dus motiverend.
Wilt u te veel betalen?
Nog niet overtuigd waarom investeringen in logistieke optimalisatie zichzelf terugverdienen? Uit een vergelijkend onderzoek dat Möbius uitvoerde bij 22 Belgische ziekenhuizen loopt de directe kost (personeel, transport, opslag) om intern goederen te verplaatsen voor een ziekenhuis met 1000 bedden op tot 3 miljoen euro per jaar. Gemiddeld zijn 20 VTE’s betrokken bij de administratie rond deze processen (aankoop, logistiek, belevering, factuurcontrole, …).
Voor de financiering van deze processen moet u als ziekenhuis beroep doen op de middelen die u toebedeeld krijgt via het BFM. In een tijd waarin één derde van de ziekenhuizen een budgettair tekort heeft en COVID extra kosten en minder inkomsten met zich meebrengt, kunnen ondersteunende processen een hefboom zijn voor de financiële gezondheid van de ziekenhuizen. Door u efficiënter te organiseren en kosten te besparen kunnen er extra middelen vrij gemaakt worden om te investeren in de zorg. Daarmee vergroot u het welzijn van het personeel en neemt de kwaliteit van de zorg voor de patiënt toe.
Ga voor kwaliteit
Binnen de ziekenhuizen is de aandacht voor kwaliteit de voorbije decennia sterk toegenomen. Enerzijds omdat dit opgelegd wordt door de overheid, maar anderzijds ook omdat de verwachtingen van de zorgvrager (de patiënt) en van uw medewerkers steeds groter worden. In accreditatietrajecten, bij het behalen van kwaliteitsindicatoren en bij controles door de zorginspecties spelen ook uw logistieke processen een cruciale rol.
IT-investeringen in logistiek lonen
Digitalisering zal steeds belangrijker worden, zowel in de zorg als in de ondersteunende processen. Want digitaal is het nieuwe normaal. Wanneer we aan optimalisering en digitalisering van de zorg denken, denken we vaak automatisch aan de ‘enge’ zorgprocessen en aan de plaats van het EPD hierin. Maar een goed ERP-pakket en goede onderliggende logistieke processen zijn ook erg belangrijk. Een ERP is in een ziekenhuis niet ondergeschikt aan een EPD. Een innovatief ERP draagt bij aan de kwaliteit van uw bedrijfsvoering en aan het primair zorgproces als uw processen geïntegreerd worden.
Logistieke optimalisatie is enkel zinvol voor de industrie
Binnen de ziekenhuizen is er de voorbije decennia een groeiend bewustzijn dat zorglogistiek essentieel is. We nemen een constante professionalisering en vergroting van de expertise waar in streven naar kwaliteitsvolle en klantgerichte zorg. Dit wordt gerealiseerd door samenwerking binnen ziekenhuis en met spelers buiten het ziekenhuis.
De voorbije jaren werden heel wat optimalisatietrajecten opgezet door ziekenhuizen deels ingegeven door verbeterprocessen in het kader van accreditaties. Maar even vaak ook vanuit een kostenbeheersingsperspectief.
Binnen de ziekenhuissector is er een groeiende aandacht voor een lean organisatie (bv. Leanprincipes bij magazijnorganisatie, KanBan principes). In elke stap van de organisatie wordt meer en meer gekeken naar waardecreatie en het terugdringen van verspilling (bv. door voorraadoptimalisatie).
Zorglogistiek loopt niet zoals in de industrie. Er spelen andere ethische principes. Het business model is niet gefocust op winst en groei. De complexiteit van de processen wordt bepaald door wetgeving en het organisatiedoel: kwalitatieve zorg verlenen.
Maar toch kunnen ziekenhuizen veel leren van de industrie. Principes die getest zijn en geïmplementeerd in de industrie kunnen – mits vertaling naar de zorgcontext – wel degelijk een meerwaarde hebben. Zo kunnen we processen binnen aankoop, distributie, stockage, … optimaliseren. Hierdoor gaan we kosten besparen en verspilling tegen gaan.
Waarop wacht u nog?
Met ZORGI helpen we u graag bij deze uitdaging! Ga met ons in gesprek. We delen onze ervaring én die van meer dan 90 Belgische ziekenhuizen graag met u. Want samen gaan we de uitdaging aan om de gezondheidszorg van morgen mee vorm te geven. Ook op logistiek vlak.
