Des armoires pharmaceutiques intelligentes optimisent la gestion des stocks dans les services du Centre Hospitalier EpiCURA

Les patients doivent être en mesure de recevoir à tout moment le bon médicament. Dès lors, un processus complet de gestion des stocks et de distribution de médicaments s’impose comme une nécessité absolue pour toute institution hospitalière qui se veut la plus efficiente possible. L’impact budgétaire d’une mauvaise gestion est en effet potentiellement dommageable.

Le Centre Hospitalier EpiCURA a choisi d’organiser au sein de différentes unités à Ath et Hornu la distribution partiellement décentralisée via des armoires automatisées intelligentes. Ces armoires permettent de retirer rapidement et en toute sécurité la médication et de l’administrer au patient. Cette méthode de travail décentralisée s’intègre parfaitement au fonctionnement de la pharmacie centrale. Pour organiser ce processus, l’hôpital EpiCURA a pu compter sur le savoir-faire combiné de Infohos Solutions, Xperthis et Betrace.

La combinaison de trois expertises 

 Betrace fournit aux hôpitaux des systèmes de stockage pour produits pharmaceutiques. EpiCURA a contacté Betrace pour la livraison et l’installation d’armoires intelligentes aux urgencies d’Hornu et en salle d’op d’Ath.Installées aux Urgences d’Hornu et au bloc opératoire d’Ath, elles offrent un fonctionnement intelligent via des capteurs qui garantissent une traçabilité élevée de la médication requise pour un patient spécifique.

Xperthis est le partenaire d’EpiCURA depuis de nombreuses années dans le domaine du DPI (Dossier Patient Informatisé). Enfin, Infohos Solutions fournit le système de gestion numérique à la pharmacie hospitalière et un approvisionnement contrôlé des médicaments aux services (Infohos Pharmacie)

Afin d’optimiser le bon fonctionnement avec les armoires Betrace, il était impératif que tous les processus et systèmes de gestion soient intégrés. Xperthis et Infohos Solutions ont donc développé deux trajets de circulation des médicaments au sein d’EpiCURA dans le but de délivrer une solution qui répond aux besoins des divers services et d’intégrer les flux de travail au sein de l’hôpital.

Concrètement, comment cela fonctionne-t-il ?

Un premier flux de travail s’applique principalement aux unités d’hospitalisation selon le processus suivant : le médecin prescrit un médicament précis dans le DPI Xperthis; via le nouveau connecteur avec l’armoire Betrace, l’armoire reçoit immédiatement le produit requis pour un patient spécifique. Le personnel soignant obtient ensuite l’autorisation et peut alors se procurer la médication pour le patient en question. Le système de capteur intelligent vérifie si seul le médicament prescrit est retiré de l’armoire. La sécurité des médicaments est ainsi garantie. Dès le retrait de la médication, l’armoire envoie un message au logiciel Infohos Pharmacie qui actualise les stocks : diminution du stock de l’armoire et augmentation du stock du patient concerné.

Dès que le médicament est effectivement administré au patient et que cette administration a été enregistrée dans le DPI, un message est envoyé du DPI à Infohos Pharmacie. Le stock du patient en question est actualisé et le médicament lui est facturé.

Grâce à sa connexion avec l’armoire Betrace, Infohos Pharmacie opère le réapprovisionnement nécessaire pour compléter le stock. Il s’agit là d’un processus automatique. Les services n’ont pas à passer de commandes eux-mêmes pour réapprovisionner leurs armoires. De cette manière, l’ensemble du stock de l’hôpital peut être visualisé à tout moment depuis la pharmacie.

Certains services, comme le service des urgences et la salle d’opération, nécessitent une administration rapide de médicaments. La procédure habituelle au cours de laquelle le médecin prescrit dans un premier temps et la distribution s’effectue dans un second temps n’est pas réalisable. Avec un deuxième flux de travail intégré, Betrace, Infohos Solutions et Xperthis offrent également une solution à EpiCURA dans ces cas de figure.

Dans ces services, il est possible pour l’infirmière de retirer, sans prescription, des médicaments de l’armoire pour un patient spécifique. Sur la base d’une instruction verbale d’un médecin, l’infirmière se rend à l’armoire d’approvisionnement, scanne son badge, sélectionne le patient et se procure la médication.

L’armoire transmet un message au DPI et à Infohos Pharmacie. Ce message comporte l’information de la médication qui a été retirée de l’armoire et à quel patient elle a été administrée. À ce moment, une prescription électronique, validée a posteriori par le médecin, est automatiquement créée dans le DPI. Dans Infohos Pharmacie, l’administration du médicament est automatiquement facturée au patient et les mesures nécessaires sont prises afin de réapprovisionner le stock de l’armoire.