Digitalisering van patiëntenfacturatie: alleen maar voordelen

Een flexibele oplossing voor elk ziekenhuis

Bij ZORGI geloven we dat digitale oplossingen in de zorg zich moeten aanpassen aan de noden van het ziekenhuis of de patiënten, niet omgekeerd. Daarom ontwerpen we onze toepassingen zo dat ze naadloos integreren met uiteenlopende platformen en systemen, ongeacht de bestaande IT-infrastructuur.

“ZORGI ontwikkelde voor OAZIS en TarFac 3 een generieke koppeling met verschillende aanbieders op de Belgische markt. Zo beslist elk ziekenhuis zelf met welke partner er wordt samengewerkt voor het verzenden, digitaliseren en opvolgen van patiëntfacturen.” – David Modrie, Unit Manager Care Admin, ZORGI

De rol van Doccle

Een van de partners waar ZORGI mee samenwerkt is Doccle. Doccle is een enerzijds een technologiepartner die digitale oplossingen voor onder andere betalingen voorziet. Anderzijds is het een communicatiepartner die de distributie regelt van alle soorten documenten via het voorkeurskanaal van de patiënt en dit vanuit één centraal platform.

Deze aanpak combineert de flexibiliteit van meerdere facturatiekanalen met de efficiëntie van een geautomatiseerde workflow waarbij rekening gehouden wordt met de wensen van de patiënt. Met als gevolg een efficiënter facturatieproces met sneller en correcter betaalgedrag dat vervolgens resulteert in kostenbesparingen en duurzaamheid.

Hoe werkt de integratie?

De integratie tussen de ZORGI-software en Doccle biedt een gestandaardiseerde en veilige oplossing om uw facturen vlot naar de patiënt verzenden.

• Data-overdracht via GRI-bestand

ZORGI genereert een GRI-bestand (Grouped Invoices) met alle noodzakelijke gegevens voor patiëntenfacturen.

• Factuurcreatie in ziekenhuisstijl

Doccle verwerkt het bestand en maakt op basis daarvan pdf-facturen in de look & feel van het ziekenhuis.

• Distributie via het juiste kanaal

Verzending van de factuur afhankelijk van de voorkeur van de patiënt:

• • Digitaal: inclusief betaalknop
    • via het Doccle-platform, met meer dan 3.5 mio gebruikers in België
    • via het secured e-mailkanaal waarbij verzonden wordt vanuit de domeinnaam van het ziekenhuis
  • Papier: per post, voorzien van een QR-code voor vlotte betaling  en opstap naar digitalisering van de volgende factuur

Ook andere documenten, zoals herinneringsbrieven of bijlagen, kunnen automatisch mee worden verwerkt.

“Digitalisering met Doccle is geen of-of-verhaal waar er gekozen moet worden  voor patiënten of het ziekenhuis. Het is een step-up verhaal. De eerste factuur kan gerust nog via de post komen, mét QR-betaalcode. Dit stimuleert de digitalisering want zodra de patiënt die QR-code scant en online betaalt, motiveren we de patiënt om de stap naar digitaal te zetten. Zo bouwen we op een slimme en toegankelijke manier aan een digitale toekomst, zonder drempels, mét impact.” – Karel Maes, Customer Success Manager bij Doccle

Resultaten op het terrein

Verschillende ziekenhuizen stapten al succesvol over naar Doccle. Voor ziekenhuizen die werken met TarFac 3, gingen in januari 2025 zowel AZ Zeno als AZ Oudenaarde succesvol live. AZ Vesalius volgde eind juni 2025 met een vlotte implementatie.

Ook heel wat ziekenhuizen die gebruikmaken van OAZIS stapten eerder al mee in het Doccle-verhaal. Meer recent gingen ook H. Hartziekenhuis Mol en Ziekenhuis Geel live, met opvallende eerste resultaten en positieve ervaringen vanuit het werkveld.

Vanuit hun tarificatiesysteem stuurt ZORGI een GRI-bestand naar Doccle, dat zorgt voor de volledige verwerking van de facturen, van versturen via het kanaal dat de patiënt kiest tot het veilig online betalen of herinneringen sturen wanneer de uiterste betaaldatum nadert.

“De overstap naar digitale patiëntenfacturatie via Doccle maakt deel uit van het verder digitaliseringstraject binnen onze patiëntenadministratie. Deze is vlot verlopen mede dankzij de professionele begeleiding door zowel Doccle als ZORGI; en dit in een zeer beperkte doorlooptijd van slechts twee maanden.” – Sylvie Petitat, Diensthoofd Kostenbureel – Tarificatie & Facturatie – CI & Onthaal, AZ Zeno

Ook H. Hartziekenhuis Mol en Ziekenhuis Geel gingen ervaren de meerwaarde van digitale facturatie, elk op hun eigen manier.

• H. Hartziekenhuis Mol ondervond vooral een duidelijke kostenbesparing:

“De uitrol van Doccle is vlot verlopen binnen ons ziekenhuis. Het belangrijkste verschil dat we onmiddellijk ervaren, is de besparing op portkosten. Snellere betaling van facturen zien we voorlopig nog niet sterk weerspiegeld in de cijfers. Algemeen genomen zijn we tevreden over de opstart en de huidige samenwerking.”
– Gisele Brockhoven, Financieel en Administratief Directeur, H. Hartziekenhuis Mol

• Bij Ziekenhuis Geel koos 19% van de patiënten al op dag één voor digitale ontvangst van hun factuur:

“Dat is iets typisch dat we zien bij ziekenhuizen. Dankzij de hoge penetratie van Doccle in de Belgische gezinnen kunnen veel patiënten hun ziekenhuisfacturen automatisch in hun vertrouwde Doccle-app ontvangen. Daarbovenop heb je dan nog de conversie die je kan bereiken met een breed toegankelijke e-mail. Met als resultaat een sneller en correcter betaalgedrag. Als ziekenhuis heb je te allen tijde inzicht in aflevering en betaling waardoor je facturatie efficiënter verloopt.”
– Ortwin Notebaert, Customer Success Manager bij Doccle

Waarom digitaliseren? De voordelen op een rij

1. Efficiënter en sneller: volledig geautomatiseerd proces van facturatie tot betaling met betalingsherinneringen
2. Kostenbesparend: minder papier, postverzending en manuele opvolging
3. Hogere kwaliteit: minder fouten dankzij standaardisatie en digitalisering
4. Flexibel: verschillende afleverkanalen (digitaal en papier) via één centraal platform
5. Transparant: realtime inzicht in aflevering, betaling en opvolging
6. Korte implementatietijd: binnen 2 à 3 maanden

Ook in uw ziekenhuis?

Wil u ook het verzendings- en betalingsproces van uw patiëntenfacturen efficiënter organiseren? Contacteer uw accountmanager. Samen bekijken we de mogelijkheden voor uw ziekenhuis.