Robotiseringsproject van de ziekenhuisapotheek in AZ Groeninge

Waarom een robotisering van de ziekenhuisapotheek?

Het idee van de robotisering van de logistieke werking van de ziekenhuisapotheek kwam voort uit de dringende noodzaak om de apotheekservice te verbeteren door manuele handelingen te elimineren. Dit alles met als doel de werkdruk van verpleegkundigen te verlichten en de patiëntveiligheid te verhogen. Adjunct-hoofdapotheker Florence Heylen legt uit:

“Er was een gekend tekort aan handen aan bed. Daarom hebben we ons de vraag gesteld hoe we de apotheekservice konden verhogen, zodat er meer verpleegkundigen beschikbaar zouden zijn voor directe patiëntenzorg. Door een apotheekassistente op de afdeling de medicatie te laten klaarzetten verhoogden we al enkele jaren de apotheekservice. Door het nieuwe KB, waarbij elk lotnummer getraceerd moet worden bij een toediening, ontstond ook het idee van centrale en decentrale automatisatie in het ziekenhuis.”

Het project streefde naar een closed loop van de levering van geneesmiddelen, vanaf de ontvangst in de apotheek tot de aflevering en toediening aan de patiënt.

De belangrijkste doelstellingen in een notendop

• Verplichte registratie van lotnummers per aflevering of toediening, conform nieuwe regelgeving (K.B. 30.09.2020)
• Voorkomen van medicatiefouten en het verbeteren van de nauwkeurigheid
• Efficiëntie en kwaliteitszorg waarborgen
• Just-In-Time picking patiëntenvoorraad zo dicht mogelijk vóór toediening
• Oplossing voor een tekort aan handen aan het bed
• Correcte registratie van het verbruik uit de apotheek
• Correcte tarifering van de geneesmiddelentherapie

Koen Delaere, Business Development Manager bij ZORGI PHARMA, vertelt:

“Bij ZORGI PHARMA zijn we bijzonder trots dat onze software een cruciale rol speelt in de automatisatie van de ziekenhuisapotheek bij AZ Groeninge. Onze oplossing maakt het mogelijk om distributieorders per 24 uur te genereren en deze nauwkeurig naar verschillende magazijnlocaties (zoals de doosjesrobot en het Sinteco pickmagazijn) in het ziekenhuis te sturen. Hierdoor kunnen we de efficiëntie verhogen en bijdragen aan een veilige, naadloze en geautomatiseerde medicatiedistributie van de apotheek tot aan de patiënt. Dit project laat zien hoe de synergie van technologie en software direct kan bijdragen aan betere zorg en meer beschikbare tijd voor verpleegkundigen.”

Nieuwe apotheekwerking in het ziekenhuis

Het robotiseringsproject bestaat uit twee grote projecten: het automatiseren van de centrale distributie en de decentrale automatisatie.

• Centrale distributie:

Het ziekenhuis startte met de automatisatie van de centrale distributie waarbij de apotheek de medicatie per 24 uur aanlevert en verpleegkundigen nu een volledige therapie per patiënt ontvangen. Dit betekent ook dat alle benodigde geneesmiddelen nu herverpakt worden.

Vervolgens werd er een dienst gekozen waar de automatisatie als eerste werd geïmplementeerd. De keuze viel op een dienst waar voorheen nog geen apotheekassistent op de afdeling de medicatie kwam klaarleggen en de verpleging alles zelf in handen had, van het klaarzetten van de medicatie per toedieningsmoment tot het toedienen zelf.

Door deze nieuwe aanpak kunnen verpleegkundigen de therapie aan de patiënt toedienen via bedside scanning, wat de veiligheid van de patiënt verbetert.

Momenteel is de centrale werking gestart op vier diensten, met verdere uitbreidingsplannen naar andere diensten.

• Decentrale automatisatie:

Bij de decentrale distributie voorziet de apotheek medicatie vanuit een automatisch pickmagazijn, opgesteld op elke verdieping van het ziekenhuis. Medicatie kan eenvoudig en snel op de afdeling worden opgehaald door de apotheekassistent, die deze naar de dienst brengt voor consolidatie.

Effectief change management: de sleutel tot succes

Het succes van dit project hing nauw samen met effectief change management. Florence Heylen geeft u hier nog enkele waardevolle inzichten:

• Het volledig in kaart brengen van processen voorkwam onnodige vertragingen en kosten.
• Betrek alle stakeholders: Door zowel interne als externe belanghebbenden vanaf het begin te betrekken, werd weerstand tegen verandering verminderd.
• Continu overleg en feedback: Een van de verpleegkundigen op de dienst werd aangesteld om bezorgdheden en problemen te capteren en feedback te geven aan de apotheek.
• Gespecialiseerde werkgroepen: Door aparte teams te vormen voor het ziekenhuis, de apotheek en IT, kon gericht gewerkt worden aan specifieke onderdelen.
• Omgaan met weerstand: Verandering is lastig en vereist goede planning. Door medewerkers stap voor stap te begeleiden en duidelijk te communiceren over het belang van het project, werd de transitie eenvoudiger.

Conclusie

Het robotiseringsproject bij AZ Groeninge heeft geleid tot aanzienlijke efficiëntiewinsten, een lagere foutmarge, minder administratieve last en een verbeterde dagelijkse operationele werking van de apotheek. Een gerobotiseerde apotheek, ondersteund door apotheeksoftware van ZORGI PHARMA, zorgt voor een naadloze distributie van medicatie, zowel centraal als decentraal, en tilt de zorgkwaliteit naar een hoger niveau. Kortom: dit project laat het ziekenhuis toe om een gesloten systeem aan te bieden, van levering tot toediening, wat de efficiëntie en patiëntveiligheid aanzienlijk verbetert.

Heeft u vragen over dit project of hoe we uw processen kunnen optimaliseren? Neem contact op met uw accountmanager.