Samen de basis leggen voor een gemeenschappelijk patiëntendossier bij het H.U.B

Geïntegreerde organisaties in dienst van de zorg

Het H.U.B is een gestructureerd ziekenhuisnetwerk met een eendrachtig bestuur: een gezamenlijk directiecomité, één IT-afdeling en een transversale coördinatie van projecten. Deze structuur maakt het mogelijk om een IT-strategie te benaderen als een samenhangend geheel, in plaats van locatie per locatie.

In dit kader vermindert de introductie van een uniform applicatie-systeem de fragmentatie van de tools, biedt het zorgprofessionals een meer samenhangend en overzichtelijker werkklimaat, en beperkt het de kosten die gepaard gaan met het beheer van meerdere toepassingen.

Volgens Jacques Rossler, Directeur Systemen en Infrastructuur van het H.U.B, “Vandaag moeten onze zorgverleners met verschillende systemen werken, afhankelijk van de locatie. Dankzij dit unieke ecosysteem wordt het dagelijkse werk eenvoudiger, vermindert de mentale belasting… en kunnen we onze patiënten een betere continuïteit en veiligheid van de zorg bieden. “

Een werkdynamiek gebaseerd op dialoog

Vanaf het begin van de voorbereidingen waren er regelmatige, open en oplossingsgerichte uitwisselingen tussen het H.U.B en ZORGI. Het project was gebaseerd op duidelijke communicatie, aangewezen contactpersonen aan zowel de technische als operationele kant, en een sterke betrokkenheid van de directies.

“Zodra er een gevoelig punt opduikt, wordt dit meteen op een constructieve manier besproken. Deze aanpak maakt het mogelijk om spanningen en het risico op escalatie te beperken, terwijl een klimaat van vertrouwen en wederzijds begrip van de beperkingen wordt bevorderd. Er wordt alles aan gedaan om een echt partnerschap te creëren, ver verwijderd van een louter klant-leverancierrelatie.”, aldus Jacques Rossler.

Een sterke betrokkenheid van de teams op de werkvloer

Wat deze voorbereidende fase vooral kenmerkt, is de collectieve inzet van de teams van het H.U.B. Buiten de technische aspecten wordt het project gedreven door een sterke menselijke betrokkenheid op verschillende niveaus.

Enerzijds zorgt de expertise van de interne teams, die vertrouwd zijn met het oude verpleegkundig dossier (EPR, de “voorloper” van Xperthis CARE) en de zorgprocessen, ervoor dat evoluties gerelateerd aan de ZORGI-oplossing beter kunnen worden ingeschat. Deze beheersing van het bestaande systeem vergemakkelijkt de functionele keuzes en afwegingen. De projectmanager van het H.U.B. aan de IT-kant, Mevr. Bernadette Sommereijns, zorgde ervoor dat alle betrokken partijen gedurende het project op één lijn bleven.

Anderzijds speelt de expertise van de operationele teams, in bijzonder Mevr. Sylvie Godart en haar team “zorgondersteuning”, een essentiële rol. Hun betrokkenheid vanaf de eerste fases heeft geholpen om de realiteit van de praktijk te integreren en een tool te ontwikkelen die aansluit bij de concrete behoeften van de gebruikers.

“Het TPI-project is geen IT-project, het is een mensgericht project. Het zijn de zorgteams die de zorgplannen, de trainingsmaterialen en de operationele regels hebben bepaald. We hebben functionele experts kunnen mobiliseren: verpleegkundigen, projectleiders, ervaren gebruikers, die een centrale rol hebben gespeeld bij de ontwikkeling van de tools. “, licht Jacques Rossler toe.

Concrete lessen vóór de productie

Hoewel het nog te vroeg is om van een succes te spreken, kunnen uit deze voorbereidende fase al verschillende lessen worden getrokken:

• De keuze voor een duidelijke governance, met efficiënte beslissingscircuits.
• De waarde van directe dialoog en transparantie in de uitwisselingen.
• De sterke betrokkenheid van operationele teams, essentieel om de tools af te stemmen op de realiteit van de werkvloer.
• De gezamenlijke ambitie om verstoring voor de gebruikers te beperken, door een uniform ecosysteem aan te bieden dat overzichtelijker en eenvoudiger te gebruiken is.

“De voorbereidende fase wordt momenteel stap voor stap opgebouwd, volgens een gestructureerde en beheerde aanpak, samen met het ZORGI-team. Duidelijk vastgelegde mijlpalen, regelmatige goedkeuringen en nauwe co-creatie met de teams van het H.U.B. zorgen voor een stevige basis voor de volgende fasen.”licht Nadja Vincze, IT-projectmanager bij ZORGI, toe.

“Zoals ik het al benadrukte, is dit project niet enkel technisch van aard. Het mobiliseert de teams rond een verandering die het dagelijkse werk in de zorg beïnvloedt, met directe impact op de patiënt. De uitdaging is des te groter!” besluit Jacques Rossler, Directeur Systemen en Infrastructuur van het H.U.B.

En nu?

Deze kalender schetst de volgende stappen van een veeleisend project, gedragen door de expertise en betrokkenheid van de teams van het H.U.B. en van ZORGI. De voorbereidende fase loopt nog volop, met twee belangrijke data in het vizier:

• 27 september 2025: in productie nemen van het verpleegkundig dossier en de voorschriften (voor zowel ambulante als gehospitaliseerde patiënten) Xperthis CARE voor het ziekenhuis Erasme.
• Eind november 2025: uitrol van het nieuwe TPI-ecosysteem (Geïntegreerd Patiëntentraject) in het instituut Jules Bordet).