Een succesvolle softwaremigratie: het voorbeeld van de kliniek CHC MontLégia met Provisu

Duidelijke noden, een gerichte oplossing

“We hadden nood aan een krachtiger programma, vooral voor het elektronisch voorschrijven en de toegang tot een up-to-date farmaceutische databank.
De nieuwe versie van Provisu maakt nu functies mogelijk die onmisbaar zijn geworden, zoals het kopiëren en plakken van behandelingen vanuit het OmniPro-patiëntendossier, of de integratie met de automatische phoropters RT6100 die onlangs werden geïnstalleerd in de CHC-klinieken MontLégia en Hermalle.
Dit was ook een gelegenheid om de consultatiemodellen binnen de dienst te harmoniseren, wat vandaag bijdraagt aan een betere continuïteit van de zorg en meer werkcomfort in de dagelijkse praktijk,”, zegt dr. Nathalie Inselberger, diensthoofd oftalmologie.

Deze duidelijke verwachtingen dienden als leidraad bij de voorbereiding van het project.

Grondige voorbereiding als sleutel voor succes

Op IT-vlak werd de migratie beschouwd als een volwaardig project. Het IT-team van het ziekenhuis hechtte veel belang aan een grondige voorbereiding en planning, door onder andere:

1. Regelmatige technische vergaderingen;
2. Het opzetten van een realistische testomgeving om de werkelijke migratieomstandigheden te simuleren, risico’s te identificeren en acties af te stemmen;
3. Het plannen van de migratie buiten de consultatieperiodes om de activiteit niet te verstoren;
4. Het herzien van bepaalde technische aanpakken, het optimaliseren van koppelingen en het versterken van de beveiliging om een betere integratie in de bestaande infrastructuur te waarborgen.

Deze gestructureerde aanpak maakte het mogelijk om onverwachte situaties te beperken en de overgang naar de nieuwe versie van Provisu te vergemakkelijken.

Snelle implementatie dankzij een goede voorbereiding

“De eerste feedback is positief, met duidelijke verbeteringen in het beheer van voorschriften en terugbetalingsaanvragen. Het programma sluit beter aan bij de verwachtingen van de oogartsen en we verliezen geen tijd meer met het zoeken naar documenten die niet altijd up-to-date waren, vooral in het therapeutische gedeelte,” zegt dr. Inselberger.

Er waren wel enkele aanpassingen nodig, licht Serge Beresse toe, projectmanager binnen de IT-dienst:

“Bepaalde correcties zijn aangebracht in de database, in verband met organisatiegebonden problemen die tijdens de Proof of Concept (POC) niet volledig konden worden geïdentificeerd.”

De kracht van teamwork

Naast de technische aspecten berustte het succes van het project ook op de kwaliteit van de uitwisseling tussen de teams.

“Ik wil Serge en de collega’s van de IT-dienst bedanken, evenals het ZORGI-team voor hun beschikbaarheid en luisterbereidheid,”benadrukt dr. Inselberger. Een mening die wordt gedeeld door Serge Beresse:“Open communicatie en nauwe samenwerking waren essentieel om de uitdagingen die we tijdens het project tegenkwamen snel te overwinnen.”

Lessen voor de toekomst

Aandachtspunten voor een succesvolle migratie:

• Een grondige voorbereiding, waarbij alle partijen betrokken worden;
• De vastgestelde planning respecteren;
• Het project nauwgezet opvolgen;
• Testen in een realistische omgeving om mogelijke problemen vooraf te ondervangen;
• De uitrol op het juiste moment plannen om de impact te beperken;
• Een aanpassingsfase voorzien, ook als het project goed is afgebakend.

“Zelfs met een goede voorbereiding vergeet je altijd wel enkele details. Het is belangrijk om flexibel te blijven,” besluit dr. Inselberger.

 En in uw ziekenhuis?

Wilt u ontdekken hoe PROVISU het dagelijkse werk van de oogheelkundige afdeling van uw ziekenhuis kan vergemakkelijken? Neem dan contact op met uw accountmanager voor een demonstratie. Samen bekijken we welke mogelijkheden er voor uw instelling zijn.