Xperthis CARE déployé en un temps record au Centre Hospitalier de Mouscron

La préparation du déploiement d’un dossier patient informatisé (DPI) n’est jamais chose aisée. Sa bonne réalisation dans les temps impartis l’est encore moins. Et pourtant, grâce au travail préparatoire et à l’excellente collaboration entre les acteurs, voilà une performance que les équipes du Centre Hospitalier de Mouscron, d’Asdaex et de ZORGI ont réalisée le 4 mai dernier lorsqu’elles ont opéré le déploiement en big bang du DPI Xperthis CARE, cela avec cinq mois d’avance sur le plan prévu.

Quels facteurs de succès pour un tel projet ?

Pour Julien Ory, Delivery Unit Manager chez ZORGI, cette réussite est le fruit de plusieurs facteurs. Le premier dont il témoigne est l’alignement préalable entre le CHM et ZORGI sur le contenu et le planning du projet (blueprint) :

« En effet, dans une phase préparatoire initiée en 2018, nous avons réalisé, en collaboration avec l’hôpital, un blueprint (pré-projet) afin de sélectionner, parmi les différents scénarios possibles celui qui convenait le mieux au projet d’implémentation de Xperthis CARE et d’organiser la reprise des données de l’ancien DPI Omnipro. Une fois le projet lancé, nous avons mis en place le volet infrastructure et technique suivi par la phase du paramétrage fonctionnel lors de laquelle nous avons décidé de commencer dans les unités et en polyclinique par les modules de prise en charge infirmière (Nursing) et de prescription médicamenteuse (Drug) ».

Outre cette étape cruciale du blueprint, d’autres facteurs de succès du projet ont favorisé une implémentation efficace, d’une part, l’investissement et l’appropriation de la solution par l’institution et ses utilisateurs notamment en termes de fonctionnalités, de droits d’accès ainsi que la maitrise du paramétrage et, d’autre part, la maturité des interactions entre les différents produits en place dans l’écosystème de l’hôpital, qu’il s’agisse de connexions entre produits ZORGI (Omnipro,  Xperthis CARE ou encore Infohos PHARMA) ou de produits tiers. Par ailleurs, la reprise des données d’Omnipro vers Xperthis CARE a aussi grandement contribué à l’adoption de la solution chez les utilisateurs finaux.

Enfin, last but not least, la bonne gouvernance du projet et l’intervention de la société partenaire Asdaex dans le cadre de la fourniture de la documentation ainsi que de la formation concrète des key/end users concernant l’usage quotidien de la solution, ont également constitué un facteur accélérateur et une des clés du succès.

Go Live & Big Bang

Comme l’affirme Thomas Dubuisson, IT Project Leader chez ZORGI :

« L’ensemble de ces procédures de préparation exécutées en amont ont permis d’organiser sereinement la journée du go-live ainsi que la phase d’accompagnement qui s’étendait sur trois jours. Nous étions présents sur site dès le matin du premier jour pour les étapes techniques et n’en sommes repartis qu’au soir du 3^ème  jour. Sur toute la durée du go-live, nos équipes et celles d’Asdaex ont été présentes aux côtés des équipes informatique, médicale , infirmière et pharmacie du CHM ».

Le déploiement de Xperthis CARE s’est fait en ‘big bang’ – à savoir un déploiement simultané du dossier patient informatisé pour l’ensemble des utilisateurs – afin d’assurer la continuité des soins et des services de l’hôpital.​​​​​​​

Retour du terrain

David Dubus, Infirmier en chef du service Médecine-Neurologie du CHM, pointe les éléments-clés de succès du projet d’implémentation et de l’utilisation sur le terrain de Xperthis CARE.

« Je mentionnerais ici les contacts plus fréquents et intenses entre l’équipe IT et le nursing ; la réactivité par rapport à l’usager ou encore la collaboration étroite entre les soignants de première ligne et l’IT ».

Dans la prise en charge quotidienne du logiciel, Monsieur Dubus se réjouit de disposer d’un outil « plus intuitif et rapide qui reflète le travail fourni par le personnel soignant et offre une vision plus globale du dossier patient à travers le tableau blanc ou les onglets ». Quant à ses attentes futures à l’égard de Xperthis CARE, lui et ses collègues confient « espérer être davantage impliqués dans les mises à jour de la solution mais souhaitent aussi voir se concrétiser le développement prévu du logiciel à travers le processus d’amélioration continue qui est mis en place chez ZORGI. »

D’importants jalons à venir

Si la préparation et la mise en production des premiers volets du DPI se sont bien déroulées, d’importantes étapes sont encore en cours de réalisation souligne Julien Ory :

« Après le démarrage des premiers modules, nous allons poursuivre sur notre lancée pour décommissionner complètement Omnipro. Nous avons également enchaîné dès la fin du mois de novembre avec la mise en production du module de prise de rendez-vous (Xplanner) et le déploiement en ce mois de février du portail patient. Il est prévu de terminer par le volet médical complet, c’est-à-dire : les urgences, les prescriptions d’examens et d’analyses de laboratoire et, bien sûr, les courriers et rapports médicaux de consultation et d’hospitalisation ».