Intégration logistique : un choix stratégique pour l'AZ Rivierenland et l'AZ Monica
« Si toutes les parties concernées sortent gagnantes de la collaboration et si une confiance mutuelle s'installe entre les partenaires, alors vous partez sur de bonnes bases », confie Stefanie Cootjans, Directrice des opérations à l'hôpital AZ Rivierenland, lors de son intervention dans le cadre d'un événement clients organisé par ZORGI. Ce jour-là, elle est revenue avec enthousiasme sur le projet baptisé « VERONICA » : le centre logistique commun des hôpitaux flamands AZ Monica et AZ Rivierenland à partir duquel les cinq sites hospitaliers sont approvisionnés.
La décision des hôpitaux AZ Monica et AZ Rivierenland de construire ensemble un centre logistique unique découle d’un exercice stratégique au sein du réseau HELIX. Parce que les deux hôpitaux éprouvaient des besoins concrets d’organiser leur logistique de manière optimale, ils ont décidé d’unir leurs forces. La technologie et la solution ERP4HC2.0 se sont quant à elles chargées d’apporter le soutien nécessaire.
Partir des besoins et des intérêts concrets de toutes les parties concernées
Le projet Veronica consiste en un partenariat entre deux hôpitaux (AZ Rivierenland et AZ Monica) ayant des numéros d’agrément distincts et qui n’ont pas fusionné. Qu’est-ce qui a rendu cette collaboration possible ? Nous avons posé la question à Stefanie Cootjans, Directrice des opérations à l’AZ Rivierenland.
« Après la fusion de nos hôpitaux, nous cherchions une solution chez AZ Rivierenland pour centraliser nos deux entrepôts. AZ Monica disposait d’un grand entrepôt et possédait déjà une grande expérience en matière d’optimisation logistique par le biais du scanning RFID. De son côté, l’hôpital de Rivierenland disposait d’un bon système pour organiser de manière optimale les commandes des différents services. En bref, les deux hôpitaux ont tiré des avantages concrets de leur collaboration. Ces besoins et avantages concrets, combinés à une confiance mutuelle entre les partenaires et à un objectif commun, constituent une base solide pour lancer un tel projet. »
Masterdata et rationalisation des articles comme principes de base
Une première étape importante du projet a été la mise en place d’une structure commune de données de référence (Masterdata) et d’une rationalisation poussée des articles. Étant donné que le travail dans le cadre du projet Veronica se fait à partir d’un seul entrepôt et que les dossiers d’achat sont coordonnés entre les services d’achat des deux hôpitaux, des choix ont dû être faits. « L’importance de cette phase ne doit pas être sous-estimée. Il s’agit d’un processus très intensif, mais qui devait être réalisé avec une grande précision », explique Stefanie. « Nous sommes toujours partis du principe que nous ne proposerions qu’un seul article pour chaque produit, mais que nous ne ferions jamais de compromis sur la qualité. C’est la seule façon de s’assurer que les utilisateurs finaux (les médecins, les infirmières, ….) ont confiance dans l’approche. Ils peuvent désormais utiliser des matériels différents, mais toujours avec la même qualité. Dans cette gamme de produits rationalisée, nous travaillons avec une structure fixe autour des noms de produits. De cette manière, tout est transparent et reconnaissable ».
ERP4HC2.0 et logiciel WMS comme outils de soutien
Chaque hôpital travaille avec son propre logiciel ERP4HC. Une structure supérieure transversale, « VERONICA », chapeaute l’ensemble. À partir de ce mandant central, les hôpitaux gèrent l’ensemble du flux d’approvisionnement, de la commande à la livraison. VERONICA établit des factures pour les deux hôpitaux.
Le nouveau centre logistique utilise un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) avancé et la technologie RFID, ce qui améliore considérablement l’efficacité de la gestion des stocks. Grâce à ces technologies, les hôpitaux disposent d’une vue d’ensemble de leurs stocks, y compris les numéros de lot et les dates d’expiration. Ce dispositif permet non seulement d’améliorer la précision des stocks, mais aussi de réduire la charge de travail des unités de soins infirmiers.
Impliquer chaque personne
L’implication de toutes les parties est un facteur clé de la réussite de ce projet. Du service des achats aux services de soins infirmiers, chacun joue un rôle dans la réalisation des objectifs communs. « La création d’une structure de gestion claire et la désignation de points de contact dans chaque département ont été cruciales pour la réussite de cette collaboration », explique Stefanie Cootjans. « Cette approche a permis de s’assurer que tout le monde était impliqué et bien informé, ce qui a grandement facilité la mise en œuvre des nouveaux processus ».
La collaboration, nouvelle donne dans le secteur des soins de santé
L’intégration des opérations de stockage entre l’AZ Monica et l’AZ Rivierenland est un exemple frappant de la manière dont les hôpitaux peuvent optimiser leurs processus logistiques à travers la collaboration. En investissant dans des technologies de pointe et une structure de coopération claire, ils jettent les bases d’une approche tournée vers l’avenir dans le domaine de la logistique des soins de santé.
Aller encore plus loin
Pour les hôpitaux AZ Monica et AZ Rivierenland, l’histoire de leur collaboration ne s’arrête pas là. Ils offrent également la possibilité à d’autres hôpitaux de rejoindre cette plate-forme logistique. Grâce à leur vision claire et à leur structure de données de base (Masterdata) partagée, les nouveaux partenaires peuvent facilement s’intégrer.
Extra: Découvrez les 3 conseils en or de Stefanie Cootjans ici !