AZ Zeno automatise la répartition des honoraires avec FTM

D’un traitement chronophage à un processus évolutif

La répartition correcte des honoraires médicaux constitue un élément essentiel de la gestion financière d’un hôpital. Pendant de nombreuses années, AZ Zeno effectuait ces calculs à l’aide d’une combinaison de listes de facturation, de requêtes Access et de fichiers Excel. Bien que le processus fasse l’objet de contrôles rigoureux, il nécessitait de nombreuses interventions manuelles et reposait fortement sur l’expertise de certaines personnes.

Selon Geert Dhondt, responsable de l’information décisionnelle chez AZ Zeno, cette méthode devenait de plus en plus difficile à maintenir.

« Je dis toujours qu’auparavant, le calcul des honoraires médicaux se faisait de manière artisanale. Nous consacrions donc énormément de temps à contrôler toutes les étapes intermédiaires ainsi que le résultat final. La répartition des honoraires prenait facilement une journée entière. »

Geert Dhondt, AZ Zeno

L’augmentation du nombre de médecins et la complexité croissante des accords financiers ont montré que cette méthode n’était plus adaptée aux besoins futurs. AZ Zeno s’est donc mis à la recherche d’une solution permettant d’automatiser le traitement sans perdre en flexibilité ni en contrôle.

Un module distinct et intégré pour un processus complexe

En collaboration avec ZORGI, AZ Zeno a adopté, en tant qu’hôpital pilote, le Module de Transactions Financières (FTM). La solution a été développée sous la forme d’un module cloud distinct qui dissocie la répartition des honoraires du processus de facturation. Les factures servent de données d’entrée, après quoi FTM détermine automatiquement la répartition des honoraires, la mise en pool et le traitement comptable.

Pour Tycho Van Leeuwen, Product Owner TarFac chez ZORGI, la force de la solution réside dans sa flexibilité.

« FTM prend en charge le processus de répartition des honoraires et leur traitement comptable. Le module se positionne entre la facturation et la comptabilité et automatise les différentes règles financières d’un hôpital au moyen d’arbres de décision faciles à maintenir. »

La solution repose sur des arbres de décision dans lesquels sont définies toutes les règles financières de l’hôpital. Pour chaque facture et chaque ligne de facture, le système détermine automatiquement la répartition, le centre de coûts, le type de coût ou la mise en pool applicable. Les exceptions complexes peuvent ainsi être traitées de manière structurée, sans nécessiter de développement sur mesure.

« La force de FTM réside dans sa capacité à répondre aux besoins de chaque hôpital sans nécessiter de développement spécifique. »

Tycho Van Leeuwen, ZORGI

Plus de rapidité, moins de travail manuel

L’implémentation de FTM à l’AZ Zeno s’est déroulée progressivement. Lors du paramétrage, les catégories, les pools et les arbres de décision ont été configurés sur la base des accords et des reportings existants. Plusieurs envois de facturation ont ensuite été comparés au traitement existant afin de valider soigneusement les résultats. Début 2026, l’AZ Zeno a mis en production cette nouvelle méthode de travail.

Les avantages se sont rapidement fait sentir dans le fonctionnement quotidien. Grâce à des facturations de test régulières, les erreurs peuvent désormais être détectées et corrigées plus tôt, avant même le lancement du cycle de facturation proprement dit. Le processus est ainsi plus fluide et nécessite moins de contrôles manuels.

Pour Sylvie Petitat, responsable de l’administration médicale à l’AZ Zeno, c’est là que réside le principal avantage.

« Le principal changement dans notre fonctionnement quotidien depuis l’introduction de FTM est que nous pouvons réagir beaucoup plus rapidement. Les erreurs sont détectées plus tôt, ce qui réduit également considérablement le temps nécessaire au calcul et au traitement des honoraires. »

Outre un processus plus efficace, l’automatisation permet également un gain de temps significatif.

« Depuis l’introduction de FTM, nous gagnons certainement entre une demi-journée et une journée et demie par mois. »

Sylvie Petitat, AZ Zeno

Les collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux contrôles répétitifs et peuvent davantage se concentrer sur l’analyse, le suivi et l’accompagnement des médecins.

La dépendance vis-à-vis de l’IT diminue également. Les nouvelles règles, les adaptations dans la répartition des pools ou les modifications d’accords peuvent être gérées de manière autonome, tout en conservant l’historique complet. Le système est ainsi non seulement plus efficace, mais aussi mieux adapté à la réalité des hôpitaux, où les processus financiers sont souvent soumis à des délais stricts.

La transparence renforce la confiance

Outre l’efficacité, la transparence constituait un objectif important du projet. Grâce à la représentation visuelle des arbres de décision, les médecins peuvent mieux comprendre comment leurs honoraires sont calculés. Les règles appliquées sont plus transparentes, ce qui permet de clarifier plus rapidement les questions et les discussions.

Selon Geert Dhondt, cela fait une réelle différence dans la communication avec les médecins.

« En matière de transparence, le grand avantage de FTM est que tout est présenté de manière beaucoup plus visuelle. Vous pouvez regarder l’écran avec un médecin et voir parfaitement à quel résultat les règles vont aboutir. Cela permet de lever de nombreuses ambiguïtés. »

Les médecins reçoivent également des rapports présentant un aperçu clair des montants calculés, des retenues appliquées et des éventuelles répartitions avec leurs confrères. Ces rapports facilitent non seulement le contrôle, mais renforcent également la confiance dans le processus.

Prêt pour poursuivre son développement

Pour ZORGI, ce projet constitue une étape importante. Le Module de Transactions Financières a été développé comme une plateforme flexible pouvant être utilisée dans différents environnements hospitaliers, quels que soient les accords locaux en matière de répartition des honoraires. La solution s’intègre aux systèmes de facturation, de comptabilité et de gestion des informations relatives aux médecins et constitue une base solide pour poursuivre l’innovation numérique.

Après le démarrage réussi à l’AZ Zeno, ZORGI travaille à de nouvelles intégrations avec les solutions de facturation et de comptabilité, ainsi qu’au déploiement du module dans d’autres hôpitaux.