Un parcours plus fluide pour les patients ambulatoires à l’AZ Sint-Maarten et à l’AZ Voorkempen grâce à une gestion intelligente des salles d’attente
Chaque jour, des centaines de patients ambulatoires se présentent à l’hôpital. Organiser un parcours fluide, maîtriser les temps d’attente tout en garantissant le confort dans les salles d’attente reste un défi permanent pour les établissements de soins.
Pour l’AZ Sint-Maarten et l’AZ Voorkempen, ce défi n’a fait que s’accentuer ces dernières années. Le nombre de patients a augmenté et l’ouverture de nouveaux espaces de consultation a exercé une pression supplémentaire sur les flux de patients. Les deux hôpitaux ont donc opté pour un système numérique de gestion des salles d’attente qui guide les patients de manière autonome tout au long de leur visite. Résultat : une meilleure vue d’ensemble pour les professionnels de santé, davantage d’autonomie pour les patients et plus de calme dans les salles d’attente.
La facilité d’utilisation avant tout pour le patient
Pour le patient, tout se déroule de manière intuitive. À son arrivée à l’hôpital, il s’identifie à une borne à l’aide de sa carte d’identité. Lors de son inscription, il reçoit un ticket qui le guidera tout au long de sa visite. Celui-ci comporte un code-barres ainsi que l’itinéraire vers la salle d’attente appropriée.
Dans la salle d’attente, le patient scanne le code-barres. Il reçoit la confirmation qu’il se trouve au bon endroit et peut prendre place. Lorsque le professionnel de santé est prêt à le recevoir, l’écran de la salle d’attente indique au patient le cabinet de consultation auquel il doit se rendre, sans que son nom doive être appelé par un membre du personnel. Le patient peut ainsi rejoindre lui-même le cabinet de consultation.
Un fonctionnement simple qui rend les patients moins dépendants des guichets ou du personnel d’accueil et leur permet de trouver plus facilement leur chemin dans l’hôpital.
Moins d’affluence, plus de confort
Le système offre également aux hôpitaux la flexibilité de travailler avec des salles d’attente tampons. Les patients peuvent être accueillis temporairement dans une salle d’attente centrale et n’être dirigés vers la salle d’attente de consultation que lorsque l’heure de leur rendez-vous approche. Cela permet de créer davantage de calme, de mieux répartir les patients et d’offrir une expérience plus agréable à chacun.
Une vue permanente sur le flux des patients
Pour le personnel infirmier, le nouveau système apporte avant tout une meilleure vue d’ensemble.
« Auparavant, nous travaillions principalement sur papier. Aujourd’hui, nous voyons immédiatement où se trouvent les patients et lesquels doivent encore arriver. Même lors des périodes très chargées, le système nous aide à travailler plus efficacement », explique Christel Beenaerts, responsable des polycliniques à l’AZ Sint-Maarten.
« En orthopédie, par exemple, nous pouvons voir quels patients sont partis en radiologie, lesquels peuvent être reçus par le médecin et lesquels peuvent se rendre en salle de plâtre. Auparavant, nous devions beaucoup plus souvent “rechercher” les patients. Aujourd’hui, nous pouvons tout suivre en temps réel et réagir rapidement lorsque c’est nécessaire. »
Plus de temps pour les questions qui comptent vraiment
La différence se fait également sentir aux guichets d’accueil.
« Les patients doivent moins souvent venir jusqu’à nous, car ils trouvent leur chemin de manière autonome grâce au ticket et aux écrans d’appel. Cela apporte davantage de calme au guichet. Bien entendu, nous restons disponibles comme point de contact. »
Gerlinde Herygers, secrétaire médicale à l’AZ Voorkempen
Comme les collaborateurs consacrent moins de temps à orienter et à diriger les patients, ils peuvent davantage se consacrer à ceux qui ont réellement besoin d’aide.
« Une nouvelle manière de travailler demande toujours un certain temps d’adaptation, en particulier pour les patients un peu plus âgés, mais les réactions sont globalement positives. Les patients trouvent facilement leur chemin. »
Une valeur ajoutée également pour les médecins
Les patients, le personnel infirmier et les collaborateurs des secrétariats ne sont pas les seuls à bénéficier de cette nouvelle approche. Les médecins disposent eux aussi d’une meilleure vue sur leurs consultations.
« Grâce à un tableau de bord unique intégré à notre DPI, nous voyons immédiatement tous les patients attendus en consultation. De plus, nous ne devons plus aller chercher nous-mêmes les patients dans la salle d’attente. Nous pouvons les appeler directement depuis le système pour qu’ils rejoignent le cabinet de consultation », explique le Dr Steven Reremoser, chirurgien abdominal à l’AZ Voorkempen.
« La planification des consultations est ainsi plus fluide et nous pouvons nous concentrer encore davantage sur ce qui compte vraiment : des soins de qualité pour nos patients. »
Une technologie intelligente, un impact humain important
L’innovation numérique ne doit pas toujours être complexe pour avoir un impact important. Grâce à un système intelligent de gestion des salles d’attente, l’AZ Sint-Maarten et l’AZ Voorkempen améliorent à la fois le fonctionnement quotidien de leurs polycliniques et l’expérience des patients et des collaborateurs.
Les professionnels de santé bénéficient d’une meilleure vue d’ensemble, les patients profitent de davantage de calme et leur vie privée est également mieux protégée puisque leur nom n’est plus appelé dans la salle d’attente.
Un petit changement dans le processus, avec un impact important sur le calme, la visibilité et l’efficacité.
La gestion intelligente des salles d’attente offre aux collaborateurs une meilleure vue d’ensemble, fluidifie le parcours des patients, apporte davantage de calme dans les salles d’attente, renforce l’autonomie des patients et améliore la protection de leur vie privée.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce que le module de gestion des salles d’attente peut apporter à votre hôpital ? Contactez votre Key Account Manager.
Applications concernées : OAZIS – DPI Nexuzhealth
Grâce à la gestion intelligente des salles d’attente :
- Meilleure vue d’ensemble des flux de patients
- Fonctionnement plus efficace des polycliniques
- Plus de calme dans les salles d’attente
- Plus d’autonomie pour les patients
- Plus de confort et de respect de la vie privée
