Les User Groups de ZORGI stimulent le dialogue entre médecins pour améliorer leur adoption du DPI Xperthis CARE
Le 9 novembre dernier, ZORGI organisait son tout premier Customer Day ZORGI. Une journée axée sur la présentation de nouveautés ainsi que sur les échanges avec les utilisateurs et clients francophones du pays utilisant l’ensemble de nos solutions informatiques hospitalières : Dossier Patient Informatisé avec Xperthis CARE, gestion administrative et financière de l’hôpital avec OAZIS, gestion de la pharmacie avec ZORGI PHARMA et gestion logistique et comptable avec ERP4HC.
L’après-midi dédiée à l’expérience utilisateur
La matinée était consacrée aux présentations des évolutions fonctionnelles de nos différentes solutions ; l’après-midi était réservé aux User Groups, des groupes dédiés à l’amélioration de l’expérience utilisateur scindés en fonction du profil (personnel infirmier, personnel administratif, médecins et pharmaciens). Durant ces différents ateliers, ZORGI et ses clients ont pu partager leurs connaissances, témoignages et bonnes pratiques. L’objectif ? Favoriser une meilleure adoption et expertise de nos logiciels afin d’en faire rejaillir la valeur ajoutée.
Les nombreux défis de l’adoption d’un DPI par les médecins
Le User Group Médecins a démarré par le témoignage du Dr Jean Lambert, Adjoint à la Direction Médicale pour l’informatique médicale (DIM) au CHU Tivoli, qui a évoqué son rôle de médecin-référent dans l’adoption du DPI Xperthis CARE au sein de son institution.
Son témoignage a mis en lumière les défis colossaux auxquels sont confrontées les personnes en charge de la formation, l’adoption et le support des médecins dans leur apprentissage d’un logiciel de Dossier Patient Informatisé. Citons entre autres : le manque de temps pour se former, le manque d’intérêt pour la technologie, la résistance au changement,…
L’après-midi a donc été l’occasion pour une vingtaine de professionnels de la santé (médecins, paramétreurs, référents DPI, CMIO, représentants de ZORGI…) de se pencher sur trois questions majeures dans le processus d’adoption :
- Comment améliorer la formation/l’accompagnement des médecins au DPI dans vos institutions ?
- Comment améliorer le partage de connaissances autour du DPI entre médecins dans vos institutions ?
- Quelles sont les améliorations ergonomiques prioritaires qui doivent être réalisées dans le DPI ?
Des bonnes pratiques au service de l’adoption
Le User Group a permis de stimuler de nombreux échanges enthousiastes entre les différents participants. Chacun s’impliquant de manière généreuse et parfois passionnée dans les discussions. Parmi les conclusions et bonnes pratiques identifiées, citons quelques exemples issus des workshops thématiques :
Thème #1 : Comment améliorer la formation/ l’accompagnement des médecins au DPI dans vos institutions ?
- Pour faciliter l’adoption du DPI, des mesures pratiques sont suggérées : vidéos courtes, documentation de qualité, e-mails concis, formations individuelles et par spécialités, ainsi qu’un support individuel à la demande.
- La formation inter-métiers est encouragée pour favoriser la compréhension des différentes logiques de travail.
- Divers canaux de diffusion sont recommandés, comme les écrans TV dans l’hôpital ou les e-mails répétitifs avec des trucs & astuces brefs.
Thème #2 : Comment améliorer le partage de connaissances autour du DPI entre médecins dans vos institutions ?
- Les médecins préfèrent la communication orale pour échanger rapidement des informations.
- Les réunions spécialisées offrent un cadre propice à l’échange sur les outils informatiques, en particulier si elles sont adaptées aux différentes spécialités médicales.
- Un système de médecins référents est préconisé pour contrôler la qualité de l’information partagée, favorisant ainsi le partage d’expérience entre pairs.
Thème #3 : Quelles priorités en termes d’ergonomie pour Xperthis CARE ?
- Les problématiques majeures sont la charge mentale inutile, la perte de temps et la complexité des flux de travail.
- Les enjeux prioritaires identifiés soulignent une consultation/navigation plus efficace du dossier patient (malgré les nombreuses interruptions inhérentes aux métiers de soignant), la gestion du changement pour les nouveautés, une interface cohérente et homogène.
- La politique de paramétrage et l’accès à la documentation sont également des points à considérer pour améliorer l’ergonomie.
Le constat qui peut être dressé au sortir de ce workshop apparait somme toute assez limpide : il n’existe pas de recette-miracle capable d’inciter les médecins à attacher davantage d’importance à la bonne maitrise de leur outil de travail. Cette compréhension leur procurerait pourtant une meilleure expérience d’utilisation et de soins dans l’usage d’un Dossier Patient Informatisé. Ceci étant dit, le User group a permis aux médecins présents d’échanger de multiples pistes très concrètes et de nouer des contacts nourris par une volonté commune de contribuer à une expérience de soins plus fluide aussi bien pour les médecins que pour leurs patients.
