Quels facteurs de succès pour l’adoption d’un Dossier Patient Informatisé ?
L’implémentation d’un Dossier Patient Informatisé est un travail colossal qui touche un grand nombre de personnes, et plus particulièrement le personnel de soins (médecins, personnel infirmier et paramédical). En effet, une attention toute particulière doit lui être accordée dans la démarche d’adoption d’un tel logiciel. La cellule DPI du département des Systèmes d’informations de la CNDG nous livre ses éléments de succès pour une prise en main optimale du dossier patient informatisé par les utilisateurs.
L’équipe DPI de la Clinique Notre-Dame de Grâce de Gosselies (CNDG) témoigne
1. Une équipe interne polyvalente, disponible et motivée
L’adoption et l’utilisation quotidienne d’un logiciel ne sont pas seulement liées aux qualités fonctionnelles du logiciel. L’engagement et le soutien d’une équipe DPI interne sont également des facteurs déterminants. À la Clinique Notre-Dame de Grâce, elle se compose de trois dames engagées, communément surnommées les « Madames XCARE » : Patricia Van Lerberghe (Développeuse et Référente DPI), Leslie Jaworski (Paramétreuse DPI) et Justine Somville (Paramétreuse DPI).
Toutes trois soulignent l’importance de l’écoute et de la disponibilité, notamment à travers la mise en place de visites régulières dans les services, pour parvenir à transmettre correctement aux collègues « le mode d’emploi » du logiciel ainsi que l’étendue des possibilités offertes.
« On n’a pas toujours réponse à tout ou de solutions immédiates à proposer, confessent-elles, mais les utilisateurs apprécient que l’on revienne vers eux avec des explications concrètes sur certaines limites du logiciel, les délais nécessaires, les difficultés rencontrées… ».
Nos trois interlocutrices s’accordent d’ailleurs à dire qu’une relation hiérarchique plutôt horizontale facilite grandement la communication.
2. Une capture des besoins permanente
Lors du déploiement des différents modules du DPI, l’équipe de Patricia veille à maintenir un dialogue constant avec les équipes de terrain de l’hôpital. Par exemple, un workshop d’avant-démarrage est organisé avec les équipes de terrain afin d’échanger avec les utilisateurs référents et comprendre leurs besoins, notamment en termes de création de formulaires. Ce dialogue se poursuit pendant et après l’implémentation de sorte à pouvoir effectuer d’éventuels ajustements dans le paramétrage du logiciel et garantir ainsi une adéquation optimale avec les exigences des équipes soignantes.
3. La formation : du temps bien investi
Comme nous le confirme Patricia, la formation est la clé d’une adoption réussie par le personnel :
«Je constate que les utilisateurs qui rencontrent le plus de difficultés sont ceux qui ne veulent pas être formés, ne veulent pas écouter ou n’ont pas été accompagnés convenablement ».
Un des principaux écueils à la formation du personnel réside dans le fait qu’il n’est pas toujours évident de mobiliser tous les profils de la même façon. Au sein de la CNDG, le personnel infirmier bénéficie d’une formation obligatoire ainsi que d’un accompagnement individualisé au démarrage de l’utilisation du logiciel. Le même dispositif est proposé aux médecins. Malheureusement il est souvent compliqué pour eux de prendre du temps pour se former préalablement. L’équipe DPI assure dès lors un suivi sur base de formations individuelles au moment du démarrage ou apporte un soutien spécifique à la demande en fonction du besoin.
4. Une collaboration étroite avec le service informatique
L’adoption du DPI ne concerne pas uniquement le département qui en a la responsabilité. Au sein de la CNDG, la proximité (géographique mais pas uniquement) avec les membres de l’équipe informatique permet à la cellule DPI d’être particulièrement efficace dans le service. Grâce à l’implication et à l’écoute du Directeur des Systèmes d’informations, Didier Goies, cette collaboration est grandement facilitée.
Justine Somville souligne que « l’équipe informatique nous offre un support technique indispensable au bon fonctionnement de Xperthis CARE. Qu’il s’agisse de développements techniques informatiques ou de la gestion de la connexion de toutes les applications avec Xperthis CARE, leurs interventions se répercutent également positivement sur l’expérience utilisateur. »
Enfin, la présence de la cellule DPI dans le bureau du Service Informatique aide à une meilleure collaboration et communication. « Être sur le même plateau, ça rend la communication plus aisée, explique Mme Van Lerberghe. À force de nous entendre, l’équipe IT aide aussi », surenchérit Leslie Jaworski.
Soulignons au passage que les assistants sont des sources intéressantes d’apprentissage ! Ils passent d’une institution à l’autre et acquièrent donc des connaissances vastes à partager. Ils reçoivent malgré tout, eux aussi, une formation au sein de la CNDG.