Accompagner la gestion administrative hospitalière avec OAZIS : le retour d’expérience du CHBA
Depuis janvier 2026, le Centre Hospitalier Bois de l’Abbaye (CHBA), sur ses sites de Seraing, Waremme et Flémalle, utilise la solution OAZIS de ZORGI pour la gestion administrative de ses flux patients et pour sa facturation hospitalière.
Cette migration accompagne l’évolution du système d’information administratif de l’hôpital. Elle a nécessité une collaboration entre les équipes du CHBA et de ZORGI afin de préparer la transition, d’organiser la reprise des données et d’assurer la continuité des processus administratifs, financiers et comptables concernés.
Pourquoi faire évoluer sa gestion administative hospitalière ?
Avant la mise en place d’OAZIS, le CHBA s’appuyait sur une application interne pour assurer la gestion administrative. Dans un contexte marqué par l’évolution constante des besoins métiers, la complexification des processus ainsi que par les transformations à venir, notamment en matière de nouvelle nomenclature, l’établissement a engagé une évolution de son environnement applicatif.
Le projet visait à remplacer un outil, dont la maintenance devenait plus complexe, tout en dotant l’hôpital d’une solution capable d’accompagner les évolutions organisationnelles, réglementaires et opérationnelles du secteur hospitalier.
Le recours à une solution utilisée par plusieurs établissements permet également au CHBA de bénéficier d’un environnement applicatif continuellement enrichi, validé et adapté aux évolutions du secteur hospitalier.
Comment préparer une telle transition avec les équipes ?
La migration vers OAZIS s’est inscrite dans une dynamique de transformation structurante pour le CHBA. Au-delà du respect du planning défini en amont, cette transition a reposé sur une préparation rigoureuse, associant étroitement les équipes.
La reprise des données ainsi que la mise en place d’échanges ADT avec les systèmes existants ont ainsi été menés de façon coordonnée, afin de sécuriser le passage vers le nouvel environnement administratif hospitalier.
Mlle Ansay, Directrice Opérationnelle du CHBA, Chef du projet : « Cette transition a mobilisé les équipes métiers, les utilisateurs clés, les équipes administratives, informatiques et soignantes concernées, la Direction ainsi que les équipes projet. Leur implication a permis d’identifier les points d’attention liés aux pratiques quotidiennes et d’accompagner progressivement les adaptations.
Cette mobilisation collective a permis d’ancrer le projet dans la réalité du terrain, d’identifier les points d’attention au plus près des pratiques quotidiennes et de préparer progressivement les équipes à de nouveaux modes de fonctionnement. »
Comment adapter un progiciel aux spécificités de l’établissement hospitalier ?
Passer d’une solution développée en interne à un progiciel standard représentait une évolution importante pour l’Institution. Cette transition nécessitait :
- une adaptation des pratiques ;
- une évolution de certains repères et modes opératoires ;
- un accompagnement des utilisateurs concernés.
Les échanges entre le CHBA et ZORGI ont également porté sur les modalités d’adaptation du projet aux contraintes opérationnelles, à l’organisation, aux spécificités et à l’identité de l’institution.
Cette posture a permis de concilier les exigences propres à un progiciel avec les réalités opérationnelles de l’hôpital afin de proposer un cadre de travail qui se voulait à la fois structurant et cohérent, au plus proche des besoins des utilisateurs finaux et des besoins de coordination autour du parcours patient.
Comment le projet s’est-il concrétisé après le démarrage ?
Après la mise en production, plusieurs jalons importants ont été validés.
À ce jour :
- plusieurs runs de facturation ont déjà été réalisés ;
- les premiers paiements médecins ont été effectués sur base des données issues d’OAZIS ;
- les intégrations comptables avec EASI sont en cours de validation ;
- un travail se poursuit autour des statistiques et des reportings.
Cette phase post go-live permet aux équipes de suivre, ajuster et consolider progressivement les différents flux administratifs et financiers liés à l’activité hospitalière.
Pourquoi la collaboration a-t-elle été déterminante ?
Ce projet a mobilisé de nombreuses équipes, tant du côté du Centre Hospitalier Bois de l’Abbaye que de ZORGI.
Les équipes delivery OAZIS, les équipes IT hospitalières, les utilisateurs clés ainsi que les responsables métiers ont collaboré tout au long du projet afin d’accompagner les utilisateurs dans l’évolution de leurs pratiques, tout en maintenant la continuité des activités hospitalières.
Une attention particulière a également été portée à :
- l’intégration des échanges entre les différents systèmes ;
- à la reprise et la qualité des données ;
- à l’accompagnement des utilisateurs dans leur utilisation quotidienne.
L’objectif opérationnel était de permettre aux équipes concernées de poursuivre leurs activités dans un environnement applicatif renouvelé, tout en assurant le suivi progressif des adaptations nécessaires après le démarrage.
« Ce projet nous a amenés à sortir de nos approches habituelles afin de répondre aux spécificités du CHBA. Les échanges constants avec les équipes de l’hôpital ont permis de faire évoluer OAZIS tout au long du projet et d’apporter des réponses adaptées à des besoins parfois très spécifiques. » Etienne Leruste, IT Project Manager chez ZORGI
Et maintenant ?
Après cette première phase de mise en production, les équipes poursuivent le travail autour des reportings, des statistiques et des différents flux administratifs et financiers liés à OAZIS.
Ce projet illustre avant tout l’importance d’une collaboration étroite entre les équipes hospitalières, les utilisateurs métier et les équipes projet afin d’accompagner une transition progressive dans un environnement hospitalier en constante activité.
NB : Les éléments relatifs au CHBA sont communiqués à titre factuel et ne constituent ni une recommandation commerciale, ni une attestation de performance, ni une validation générale de la solution par le CHBA.
