Hoe CHBA zijn administratieve ziekenhuisprocessen optimaliseerde met OAZIS
Sinds januari 2026 gebruikt het Centre Hospitalier Bois de l’Abbaye (CHBA) op de campussen van Seraing, Waremme en Flémalle de OAZIS-oplossing van ZORGI voor het beheer van de administratieve patiëntenstromen en de ziekenhuisfacturatie.
Deze migratie kadert in de verdere evolutie van het administratieve informatiesysteem van het ziekenhuis. Ze kwam tot stand dankzij een nauwe samenwerking tussen de teams van CHBA en ZORGI om de overgang zorgvuldig voor te bereiden, de gegevensmigratie te organiseren en de continuïteit van de administratieve, financiële en boekhoudkundige processen te garanderen.
Waarom de administratieve ziekenhuisprocessen vernieuwen?
Voor de implementatie van OAZIS werkte CHBA met een intern ontwikkelde toepassing voor het administratieve beheer. Door de voortdurend evoluerende behoeften van de zorgsector, de toenemende complexiteit van de processen en toekomstige veranderingen, onder meer op het vlak van de nieuwe nomenclatuur, besliste het ziekenhuis zijn administratieve softwareomgeving te moderniseren.
Het project had als doel een toepassing te vervangen waarvan het onderhoud steeds complexer werd en tegelijk te kiezen voor een oplossing die de organisatorische, wettelijke en operationele evoluties binnen de ziekenhuissector kan ondersteunen.
Door te kiezen voor een oplossing die ook door andere ziekenhuizen wordt gebruikt, profiteert CHBA bovendien van een applicatie die voortdurend wordt uitgebreid, gevalideerd en aangepast aan de ontwikkelingen binnen de sector.
Hoe bereid je zo’n transitie samen met de teams voor?
De migratie naar OAZIS maakte deel uit van een belangrijke transformatie voor CHBA. Naast het respecteren van de vooropgestelde planning, werd veel aandacht besteed aan een grondige voorbereiding waarbij alle betrokken teams nauw werden betrokken.
Ook de gegevensmigratie en de implementatie van de ADT-uitwisselingen met de bestaande systemen werden gecoördineerd uitgevoerd, zodat de overstap naar de nieuwe administratieve ziekenhuisomgeving veilig en gecontroleerd kon verlopen.
Mlle Ansay, Operationeel Directeur van CHBA en projectleider:
“Deze transitie bracht de businessteams, key users, administratieve, IT- en zorgteams, de directie en de projectteams samen. Dankzij hun betrokkenheid konden we aandachtspunten uit de dagelijkse praktijk identificeren en de noodzakelijke veranderingen stap voor stap begeleiden.
Dankzij die gezamenlijke inzet sloot het project nauw aan bij de dagelijkse praktijk in het ziekenhuis. Zo konden de teams zich stap voor stap voorbereiden op nieuwe manieren van werken.”
Hoe stem je een standaardsoftwarepakket af op de specifieke noden van een ziekenhuis?
De overstap van een intern ontwikkelde toepassing naar een standaardsoftwarepakket betekende een belangrijke verandering voor het ziekenhuis. Dat vroeg om:
- een aanpassing van de werkprocessen;
- een evolutie van bestaande werkwijzen en referentiekaders;
- een gerichte begeleiding van de betrokken gebruikers.
Daarnaast voerden CHBA en ZORGI intensieve gesprekken over hoe het project kon worden afgestemd op de operationele realiteit, de organisatie en de specifieke werking van het ziekenhuis.
Die aanpak maakte het mogelijk om de voordelen van een standaardsoftwarepakket te combineren met de dagelijkse praktijk van het ziekenhuis. Zo ontstond een gestructureerde en coherente werkomgeving die maximaal aansluit bij de behoeften van de eindgebruikers én de coördinatie van het zorgtraject.
Hoe verliep het project na de go-live?
Na de ingebruikname werden verschillende belangrijke mijlpalen bereikt.
Vandaag zijn onder meer:
- verschillende facturatieruns succesvol uitgevoerd;
- de eerste artsenvergoedingen verwerkt op basis van gegevens uit OAZIS;
- de boekhoudkundige integraties met EASI in de validatiefase;
- verdere optimalisaties rond statistieken en rapportering lopende.
Tijdens deze post-go-livefase blijven de teams de administratieve en financiële processen opvolgen, verfijnen en verder optimaliseren.
Waarom was de samenwerking doorslaggevend?
Aan dit project werkten tal van teams mee, zowel aan de zijde van Centre Hospitalier Bois de l’Abbaye als van ZORGI.
De OAZIS-deliveryteams, de IT-teams van het ziekenhuis, de key users en de businessverantwoordelijken werkten gedurende het hele traject nauw samen om de gebruikers te begeleiden bij de nieuwe werkwijzen, terwijl de continuïteit van de ziekenhuisactiviteiten gewaarborgd bleef.
Bijzondere aandacht ging daarbij naar:
- de integratie van de gegevensuitwisseling tussen de verschillende systemen;
- de migratie en kwaliteit van de gegevens;
- de begeleiding van de gebruikers in hun dagelijkse werking.
Het doel was de betrokken teams in staat te stellen hun werkzaamheden zonder onderbreking voort te zetten binnen een vernieuwde applicatieomgeving, terwijl de nodige optimalisaties na de opstart stap voor stap werden doorgevoerd.
Etienne Leruste, IT Project Manager bij ZORGI:
“Dit project heeft ons ertoe aangezet om onze gebruikelijke aanpak te verlaten en in te spelen op de specifieke behoeften van CHBA. Dankzij de voortdurende samenwerking met de ziekenhuisteams konden we OAZIS tijdens het project verder ontwikkelen en oplossingen uitwerken voor soms zeer specifieke uitdagingen.”
En nu?
Na deze eerste fase van de ingebruikname blijven de teams verder werken aan de rapportering, statistieken en de administratieve en financiële processen binnen OAZIS.
Dit project toont vooral aan hoe belangrijk een nauwe samenwerking is tussen ziekenhuisteams, businessgebruikers en projectteams om een geleidelijke transitie succesvol te begeleiden binnen een ziekenhuis dat permanent in werking is.
Opmerking: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld om het project bij CHBA feitelijk toe te lichten. Ze vormt geen commerciële aanbeveling, prestatiegarantie of algemene goedkeuring van de OAZIS-oplossing door CHBA.
