Comment faire de l’implémentation des vos bornes d’accueil dans votre hôpital un succès ?

Cerner le périmètre de votre projet

Un contexte hospitalier n’est pas l’autre mais forts de leurs expérience et expertise respectives, ZORGI et son partenaire Connecto peuvent vous aider à prendre ces dimensions pour la réussite du projet

Définir les rôles et responsabilités

Dès le départ, il est également primordial de définir les rôles et responsabilités des différentes parties concernées afin que chacune sache clairement ce qui est attendu d’elle. Par exemple, dans le cas des bornes d’accueil, la préparation de l’infrastructure incombe à l’institution et non pas à ZORGI. De même, il est de la responsabilité de l’institution de prévoir les serveurs nécessaires à l’implémentation de notre solution. Bien entendu, nos équipes peuvent conseiller dans cette étape. À l’inverse, ZORGI accompagne l’hôpital dans l’installation des premières bornes afin de pouvoir palier à tout éventuel problème, s’occupe des étiquettes et prend en charge une partie du paramétrage. Par ailleurs, la préparation du flux retenu relève aussi bien de l’institution que des équipes ZORGI.

Communiquer vers l’interne

L’arrivée de bornes d’accueil dans le hall de votre hôpital peut parfois susciter une certaine forme de résistance au changement en interne. Il est donc essentiel de communiquer aussi bien vers vos équipes que vers les représentants du personnel de votre institution afin de les rassurer. En effet, les bornes n’ont pas vocation à remplacer l’humain. C’est une offre de service supplémentaire qui, d’une part, fluidifie l’accueil de votre patientèle et, d’autre part, facilite le travail quotidien de vos collaborateurs. La nature du travail précédemment effectuer peut certes changer mais ce changement s’accompagne aussi d’autres tâches, à plus grande valeur ajoutée, à réaliser. En effet, les bornes permettent de dégager du temps pour mieux accueillir et prendre en charge les patients aux besoins spécifiques.

Impliquer et mobiliser les acteurs clés

Comme pour tout projet, la désignation d’un point de contact au niveau de l’hôpital (Responsable IT ; Chef de projet) est indispensable. Ce relais entre les équipes ZORGI et les équipes de terrain de l’hôpital aura pour rôle d’impliquer les collaborateurs quand c’est nécessaire ou encore de consulter le personnel administratif sur le flux souhaité. Dans le cadre de l’implémentation de kiosques, il est également important que notre partenaire Connecto prenne part aux échanges, notamment en ce qui concerne la préparation du terminal de paiement à la borne si celui-ci est retenu par l’hôpital.

Mettre en valeur vos bornes et accompagner vos patients dans une nouvelle démarche

Comme mentionné précédemment, l’emplacement de vos bornes est facteur de succès crucial. En effet, s’agissant d’un investissement non négligeable, il est donc important de le mettre en valeur afin de les rentabiliser au maximum. C’est pourquoi, ZORGI conseille toujours d’optimiser leur visibilité en les installant de façon concentrée dans un endroit central où le passage est fréquent.

Technologie parfois encore méconnue, certains patients n’osent pas toujours se diriger vers les bornes d’accueil de peur de ne pas s’y retrouver. La présence de volontaires disposés à leur expliquer le fonctionnement ainsi que les possibilités offertes par ce système peut dès lors les rassurer et les pousser à franchir le cap.

Enfin, si vous souhaitez que les kiosques puissent jouer leur rôle jusqu’au bout, l’hôpital doit s’assurer de bien indiquer les différentes routes accessibles afin que les patients puissent entamer leur trajet en toute sérénité.

La formation et le support des utilisateurs

L’implémentation de bornes d’accueil dans votre hôpital ne nécessite pas vraiment de formation à proprement parler. Bien entendu, ZORGI vous accompagne dans le paramétrage et les premiers tests. Mais l’idée ici consiste davantage à donner aux équipes informatiques tous les outils pour qu’elles puissent modifier ultérieurement le flux à leur guise en toute autonomie. En ce qui concerne le hardware, Connecto met à votre disposition de petits films explicatifs concernant l’entretien des machines ou encore le remplacement de certains composants comme les étiquettes.

Un support technique est disponible en cas de problèmes ou de questions. La gestion et traitements de tickets entrants est prise en charge par nos équipes Support. De plus, une documentation Connecto sur le hardware ainsi qu’une documentation OAZIS sont également accessibles.

L’évaluation continue (After Care)

En savoir plus

Vous souhaitez en savoir plus à propos de nos kiosques d’accueil et sur la façon dont ils peuvent vous aider à fluidifier et à optimiser votre accueil du patient ? Prenez contact avec votre Key Account Manager ou notre service commercial pour une offre personnalisée.