Hoe maakt u de implementatie van de kiosken in uw ziekenhuis tot een succes?
Vanaf 2024 is het voor ziekenhuizen verplicht om een patiënt 24/7 correct te kunnen identificeren als u het derdebetalerssysteem wil toepassen. Deze verplichting heeft veel voordelen, zowel voor de patiëntenzorg als voor de facturatie en terugbetaling van hun verzorging. Kiosken kunnen hierbij helpen. Onthaalkiosken zijn ondertussen een essentieel onderdeel geworden in de werking van ziekenhuizen. Ze optimaliseren het traject van de patiënt doorheen uw organisatie en helpen bij een vlotte ontvangst bij aankomst in het ziekenhuis. Een goede implementatie van de KIOSKEN is dan ook essentieel. We zetten voor u enkele sleutelelementen op een rijtje om uw project tot een succes te maken.
Bepaal de reikwijdte van uw project
Om uw kioskimplementatieproject op de juiste manier te beginnen, is het belangrijk om rekening te houden met meerdere dimensies (logistiek, technisch, zakelijk…). Hier is een niet-exhaustieve lijst van zaken die bepalend zijn voor uw project:
- Technische aspecten
- Hoeveel kiosken hebt u nodig in functie van het aantal op te vangen patiënten?
- Welke infrastructuur (servers, bekabeling, enz.) moet u aanleggen?
- Hoe worden uw kiosken gekoppeld aan uw ziekenhuisagenda?
- Logistieke aspecten
- Waar zal u de kiosken plaatsen? Centraal en/of decentrale kiosken?
- Zakelijke aspecten
- Welke soorten afspraken zal u ondersteunen met de kiosken?
- Koppeling wachtrijbeheer?
- Koppeling wachtzaalbeheer?
- Methodologische aspecten
- Wat zal uw implementatiestrategie zijn?
De ene ziekenhuiscontext is de andere niet. Daarom is het belangrijk om bij de start van uw traject alle neuzen in dezelfde richting te zetten. Met hun ervaring en expertise kunnen ZORGI en haar partner Connecto u helpen rekening te houden met deze dimensies voor het succes van het project. Zo zorgen we samen voor een vlotte start!
Definieer rollen en verantwoordelijkheden
Vanaf het begin is het ook belangrijk om de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokken partijen te definiëren. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er van hen wordt verwacht. Samen doen we de voorbereiding van de gekozen stroom. Het ziekenhuis neemt de verantwoordelijkheid voor de voorbereiding van de infrastructuur en zorgt voor de nodige servers voor de implementatie van onze oplossing. Natuurlijk kan het ZORGI-team advies geven over deze stap.
ZORGI begeleidt het ziekenhuis bij de installatie van de eerste kiosken om eventuele problemen te kunnen verhelpen, zorgt voor de labels en verzorgt een deel van de parametrisering.
Intern communiceren: kiosken, een ondersteuning voor uw medewerkers
De komst van kiosken in de lobby van uw ziekenhuis zorgt voor de nodige veranderingen en kan intern soms een zekere weerstand oproepen. Het is dus essentieel om te communiceren met uw teams en met de personeelsvertegenwoordigers van uw instelling om hen gerust te stellen. De kiosken zijn namelijk niet bedoeld om het menselijke element van uw onthaal te vervangen. Het is een extra dienstverlening die enerzijds de ontvangst van uw patiënten soepeler laat verlopen en anderzijds het dagelijkse werk van uw medewerkers vergemakkelijkt. De aard van het voorheen uitgevoerde werk kan zeker veranderen, maar deze verandering gaat ook gepaard met andere taken, met een grotere toegevoegde waarde, die moeten worden uitgevoerd. De kiosken maken tijd vrij om patiënten met speciale behoeften beter te ontvangen en te verzorgen.
Belangrijke spelers betrekken en mobiliseren
Zoals bij elk project is het essentieel om een contactpersoon op ziekenhuisniveau aan te wijzen (IT-manager of projectmanager). Het is de taak van dit contactpunt tussen de ZORGI-teams en de teams in om de medewerkers zo nodig te betrekken of met het administratief personeel te overleggen over de gewenste workflow. Kiest uw ziekenhuis voor een kiosk met betaalterminal? Dan is het belangrijk dat onze partner Connecto deelneemt aan de besprekingen rond de voorbereiding.
Promoot uw kiosken en ondersteun uw patiënten op een nieuwe manier
Zoals hierboven vermeld, is de locatie van uw kiosken een cruciale succesfactor. Aangezien ze een aanzienlijke investering zijn, is het belangrijk om ze onder de aandacht te brengen om ze zo rendabel mogelijk te maken. Daarom adviseert ZORGI altijd om hun zichtbaarheid te optimaliseren door ze geconcentreerd te installeren op een centrale plaats waar veel verkeer is (bv. in de inkomhal).
Niet alle patiënten zijn even vertrouwd met technologie. De aanwezigheid van vrijwilligers die bereid zijn uit te leggen hoe het systeem van de kiosken werkt en welke mogelijkheden het biedt, kan hen dus geruststellen en hen aanmoedigen de stap te wagen.
Als men ten slotte wil dat de kiosken hun rol ten volle spelen, moet het ziekenhuis ervoor zorgen dat de verschillende routes duidelijk worden aangegeven, zodat de patiënten met vertrouwen aan hun reis doorheen het ziekenhuis kunnen beginnen.
Opleiding en ondersteuning van de gebruikers
Het implementeren van kiosken in uw ziekenhuis vereist niet echt training. Natuurlijk zal ZORGI u helpen met de configuratie en de eerste tests. Maar het idee hier is om de IT-teams alle tools te geven die ze nodig hebben om de flow later naar wens aan te passen. Wat de hardware betreft, voorziet Connecto u van korte uitlegfilmpjes over het onderhoud van de machines of de vervanging van bepaalde onderdelen zoals etiketten.
Technische ondersteuning is beschikbaar in geval van problemen of vragen. Het beheer en de verwerking van binnenkomende tickets wordt verzorgd door ons supportteam. Daarnaast zijn Connecto hardware documentatie en OAZIS documentatie beschikbaar.
Voortdurende evaluatie (After Care)
Het is belangrijk de impact van de kiosken te monitoren op vlak van kwaliteit en efficiëntie van het onthaal en op vlak van de tevredenheid van de patiënten. De verzamelde gegevens moeten worden geanalyseerd om sterke punten en gebieden voor verbetering vast te stellen. Dit kan worden bereikt door het analyseren van:
- het kiosklogboek, dat de gebruiksfrequentie van kiosken weergeeft en het mogelijk maakt fouten te corrigeren, bijvoorbeeld in reserveringen;
- gebruiksstatistieken in de OAZIS Ad Hoc Query module.
Meer weten?
Wilt u meer weten over onze onthaalkiosken en hoe ze u kunnen helpen uw patiëntenontvangst vlotter en efficiënter te laten verlopen? Neem contact op met uw Key Account Manager voor een persoonlijk aanbod.