Waarom is een projectcoördinator onmisbaar bij de implementatie van een elektronisch patiëntendossier?

De implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD) is een complex traject dat alleen kan slagen dankzij een doordachte projectaanpak en een sterke betrokkenheid van alle teams. De projectcoördinator speelt daarbij een sleutelrol. Hij of zij brengt de verschillende afdelingen en partners samen, zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt een transparante communicatie. Zo werkt iedereen toe naar hetzelfde doel: een vlotte en succesvolle overgang naar een nieuw elektronisch patiëntendossier.

Van het in kaart brengen van de behoeften van de gebruikers tot de coördinatie van de testfases vóór de go-live: elke stap wordt zorgvuldig voorbereid om te voldoen aan de hoge verwachtingen van de organisatie. Dat voorbereidende werk vormt vandaag de basis waarop gebruikers optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van ZORGI CARE.

Lees ook: Welke voordelen biedt een elektronisch patiëntendossier voor de artsen van het IPG?

Hoe bereid je de implementatie van een elektronisch patiëntendossier efficiënt voor?

Achter elk succesvol project staat een goed georganiseerd en betrokken team. Bij het Institut de Pathologie et de Génétique (IPG) werkte Roberto Sicorello, projectcoördinator voor het EPD-project, volgens een gestructureerde methodologie om de implementatie optimaal voor te bereiden.

Zijn aanpak steunde op een strikte projectcoördinatie, gezamenlijke workshops en een nauwgezette opvolging met ZORGI.

Hij licht toe:

“We hebben een multidisciplinair projectteam samengesteld met vertegenwoordigers van de medische diensten, IT en administratie, zodat alle aspecten van het project voldoende aandacht kregen. Tijdens de opstartfase lag de nadruk op een sterke betrokkenheid van de projectsponsors en organiseerden we workshops om samen de behoeften en doelstellingen van het project te bepalen. Daarnaast voorzagen we tijdig opleidingen, zodat de teams vertrouwd raakten met de oplossing en mogelijke weerstand tegen verandering konden worden beperkt.
We planden ook regelmatige overlegmomenten met ZORGI om de voortgang van het project op te volgen, knelpunten aan te pakken en acties op elkaar af te stemmen. Via stuurgroepen werden de planning, verantwoordelijkheden en opleveringen nauwgezet opgevolgd. Tot slot investeerden we sterk in de communicatie tussen onze interne teams en de consultants van ZORGI, vooral tijdens de voorbereidingen op de go-live en op de dag van de ingebruikname.”

Welke factoren dragen bij aan een succesvolle EPD-implementatie?

Met de ervaring van het project in het achterhoofd wijzen Roberto Sicorello en Yves Lambotte, hoofd van de afdeling Informatiesystemen bij IPG, op enkele belangrijke aandachtspunten voor een succesvolle implementatie:

• betrek eindgebruikers al vanaf de start van het project;
• investeer voldoende in opleiding om de verandering goed te begeleiden;
• voorzie voldoende middelen voor de opvolging en verwerking van feedback na de go-live.

Welke lessen kunnen andere organisaties hieruit meenemen?

Op basis van hun ervaring geven ze graag enkele aanbevelingen mee aan andere zorginstellingen die een EPD willen implementeren:

• zorg voor sterke en geëngageerde projectsponsors die het verandertraject mee aansturen;
• investeer in een doordachte communicatiestrategie, met informatiesessies en kanalen om feedback te verzamelen;
• valideer alle inhoud en processen grondig vóór de definitieve uitrol;
• beperk weerstand tegen verandering door te investeren in opleiding en intensieve begeleiding tijdens de implementatie;
• betrek eindgebruikers bij elke stap van het project, van de analyse van de behoeften tot de validatie van de oplossing.

Meer weten over de implementatie van een elektronisch patiëntendossier?

Bereidt u de implementatie van een elektronisch patiëntendossier voor binnen uw organisatie? Neem contact op met onze teams en ontdek hoe wij u kunnen begeleiden tijdens elke fase van uw EPD-project.