Hoe Le Beau Vallon samen met ZORGI CARE zijn nieuwe (psychiatrisch) EPD ontwikkelde
Door de evoluerende medische, organisatorische en wettelijke vereisten begon Le Beau Vallon enkele jaren geleden na te denken over de vernieuwing van zijn elektronisch patiëntendossier. Het doel was een EPD te implementeren dat beter aansluit bij de specifieke noden van de psychiatrische zorg en tegelijk meer flexibiliteit en standaardisatie biedt.
Samen met ZORGI en implementatiepartner Asdaex ontwikkelde Le Beau Vallon stap voor stap een oplossing op maat van de psychiatrische zorg. Die samenwerking resulteerde in verschillende nieuwe functionaliteiten voor de psychiatrische opvolging binnen het elektronisch patiëntendossier ZORGI CARE. De eerste ervaringen op het terrein tonen duidelijke voordelen: meer gebruiksgemak, een hogere mate van standaardisatie en minder tijd die verloren gaat aan administratieve taken.
Pierre-Yves Delrez, hoofd IT van Beau Vallon, blikt terug op de ontstaansgeschiedenis van dit migratieproces:
“Enkele jaren geleden beseften we dat ons bestaande EDP in bepaalde opzichten verouderd was. De overgang naar een nieuwe EPD werd noodzakelijk om gelijke tred te kunnen houden met de maatschappelijke, wettelijke en medische ontwikkelingen. Op dat moment kregen wij een eerste demo van ZORGI CARE. Die was zeer bevredigend door het modulaire, participatieve aspect van de “Toolbox“. Hierdoor was het mogelijk om naar een grotere standaardisering toe te werken.”
In die tijd was ZORGI CARE echter nog niet aangepast aan psychiatrische instellingen. “Maar”, zo licht Johann Graindorge, programmamanager bij ZORGI, toe:
“wat een zwak punt had moeten zijn, bleek in feite een sterk punt te zijn. Beau Vallon heeft inderdaad rechtstreeks kunnen bijdragen aan de grondslagen van de typische psychiatrische modules van de software. Deze basis van nieuwe functionaliteiten komt nu ten goede aan andere psychiatrische instellingen en zal verder worden verrijkt naarmate nieuwe versies van ZORGI CARE worden uitgebracht.”
Ondersteuning: een succesfactor
Zodra de verandering is doorgevoerd en de overgang naar een nieuwe EPD is begonnen, begint de fase van de Blue Print. Hierbij zal het succes van het project in grote mate zal afhangen van het in kaart brengen van de behoeften van de instelling. Hierbij werd beroep gedaan op een derde partij: Asdaex. Als integratorpartner van ZORGI heeft Asdaex twee belangrijke rollen: het in kaart brengen van de behoeften en het ondersteunen van de migratie. (Lees ook het artikel over de implementatie van ZORGI CARE bij CHM.)
Guillaume Leclercq, Project Manager bij Asdaex, herinnert ons aan het cruciale belang van deze eerste fase:
“Het vastleggen van de behoeften is een essentiële fase van de migratie. Als deze niet van meet af aan goed tot uiting komen, zal de instelling uiteindelijk een resultaat bereiken dat niet beantwoordt aan de verwachtingen van het veld. Daarom stellen wij altijd een transparant projectplan (implementatieplan / opleidingsplan / communicatieplan) op in samenwerking met het ziekenhuis, met als doel het ziekenhuis autonoom te maken in het dagelijks beheer van de software.”
Zodra het projectplan is gevalideerd, kan de eigenlijke uitvoering beginnen. Ook hier speelt Asdaex een fundamentele rol als extern adviseur.
“De bijdrage van Asdaex is zeer gunstig voor het hele project,” aldus Pierre-Yves Delrez . “Dankzij hun deskundigheid en kennis van de software en hun positie als third-party integrator kan de integratie met een gerust hart worden uitgevoerd en kunnen eventuele wrijvingen tussen ZORGI en onze instelling tijdens het project worden vermeden. Bovendien konden de gebruikers dankzij de aandacht voor changemanagement de filosofie en de voordelen van de software beter begrijpen.”
