Quels sont les éléments de succès d’une implémentation de Flow réussie ?
Le personnel de soins consacre beaucoup de temps à la consultation, l’administration et l’enregistrement des données de santé. Notre application mobile Flow facilite ses processus et aide les soignants à se dédier pleinement à leur tâche principale : prendre soin des patients. Pour vous permettre de tirer pleinement parti de tous les bénéfices et avantages de notre solution mobile, voici quelques éléments clés de succès d’une implémentation réussie.
Capturer correctement vos besoins
L’adéquation avec les besoins de vos utilisateurs est l’élément-clé d’une bonne adoption. ZORGI recommande autant que possible l’organisation d’un Blueprint (ou note de cadrage). L’objectif ? Définir le périmètre exact du projet afin de :
- Démontrer que la solution proposée remplit ses objectifs
- Minimiser les éventuels risques de dérapage du projet tant pour votre institution que pour ZORGI
Des ateliers sont alors organisés pour rassembler les besoins et définir les voies à suivre. Une note de cadrage est ensuite produite et soumise à validation. Celle-ci reprend les chapitres consacrés à/aux :
- l’infrastructure (Prérequis Xperthis CARE V.23, systèmes d’exploitation Android/iOS,…) ;
- le type d’appareils mobiles (Smartphone Classique de type Samsung/iPhone ou Smartphone spécifique avec lecteur de codes-barres (Ascom/ZEBRA/Honeywell))
- le Mobile Device Management (la gestion du hardware mobile) ;
- les flux métier supportés ;
- modules de la solution retenus ;
- l’environnement applicatif (licences et connecteurs) ;
- la stratégie de déploiement (ordre des modules, définition des unités pilotes, désignation des ambassadeurs, écosystème présent comme le labo, le DPI ou le logiciel d’ADT/TARFAC).
Définir les rôles et responsabilités
Les projets d’implémentation de solutions informatiques ont la caractéristique d’être conséquents en termes de temps, de ressources, de matériel et de personnes impliquées. Afin de les mener au mieux (temps, budget, personnel…), une clarification des rôles et des attentes de chacun est indispensable. Dans le cas de Flow, ZORGI assurera la livraison du logiciel et son implémentation. À l’inverse, les dimensions « hardware » et « infrastructure » relèveront de la responsabilité du client.
Impliquer et mobiliser les acteurs clés
Le personnel de soins doit être impliqué dès le début du projet, afin de s’assurer que les besoins et les préoccupations de chacun soient pris en compte. Dans le cas de Flow, une démonstration de la solution, de ses principales caractéristiques et de ses avantages est systématiquement faite auprès des départements concernés, des chefs de service et adjoints. Ceux-ci formeront le socle des ambassadeurs du projet en interne. Ces mêmes référents internes épauleront également les équipes de ZORGI dans la gestion du changement lié à l’arrivée d’une nouvelle solution dans l’institution.
La formation et le support des utilisateurs
Une formation adéquate en cascade (experts ZORGI -> Key-Users/Ambassadeurs -> End-users) et en lien avec les modules déployés par votre institution doit être fournie à tous les utilisateurs concernés. En fonction du module déployé, une stratégie différente peut être envisagée. La formation se fait à l’aide de divers supports : présence sur le lieu de travail, e-learning, courtes fiches de travail, trucs & astuces et exercices dans un environnement de test.
Cerner le périmètre de votre projet
Dès les premiers échanges avec nos équipes, veillez à avoir une vue sur ce qui est compris ou non dans l’offre afin d’éviter toute mauvaise surprise lors de la mise en place du projet d’implémentation. Par exemple, lors de l’achat de Flow, le hardware (smartphone) ou les imprimantes portables ne sont pas vendus par ZORGI mais par des fournisseurs externes. Les experts de ZORGI peuvent toutefois vous conseiller dans le choix du type et du nombre d’appareils (volumétrie) en fonction des besoins de votre institution.
After Care
Après l’installation et la mise en service de la solution Flow, ZORGI apporte également un soutien technique. Ce service est disponible 24 heures sur 24 et permet de signaler les problèmes et les nouvelles exigences. Par ailleurs, ZORGI fournit une nouvelle version tous les trimestres afin de s’assurer que le produit continue de répondre aux exigences les plus récentes du terrain. Ces mises à jour sont communiquées au moyen de Release Notes.
En savoir plus
Pour plus d’informations sur notre solution, rendez-vous sur notre page produit Flow ou consultez notre case chez Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA).
Prêt à embarquer avec ZORGI dans un nouveau trajet mobile ? Prenez contact avec votre Key Account Manager ou notre service commercial pour une offre personnalisée.