AZ Zeno automatiseert de ereloonverdeling met FTM

Van tijdrovende verwerking naar een schaalbaar proces

De correcte verdeling van artsenhonoraria is een cruciaal onderdeel van het financieel beheer van een ziekenhuis. Binnen AZ Zeno gebeurde die berekening jarenlang via een combinatie van facturatielijsten, Access-query’s en Excelbestanden. Hoewel het proces zorgvuldig werd gecontroleerd, vroeg het veel manueel werk en was het sterk afhankelijk van individuele expertise.

Volgens Geert Dhondt, verantwoordelijke beleidsinformatie bij AZ Zeno, was de werkwijze steeds moeilijker vol te houden.

“Ik zeg altijd dat de berekening van de artsenhonoraria vroeger op een artisanale manier gebeurde. Daardoor ging er heel veel tijd naar het controleren van alle tussenstappen en het finale resultaat. De ereloonverdeling nam vroeger gemakkelijk een volledige dag in beslag.”

Geert Dhondt, AZ Zeno

De groei van het aantal artsen en de toenemende complexiteit van financiële afspraken maakten duidelijk dat deze werkwijze niet langer toekomstbestendig was. AZ Zeno ging daarom op zoek naar een oplossing die de verwerking kon automatiseren zonder flexibiliteit of controle te verliezen.

Een aparte, geïntegreerde module voor een complex proces

Samen met ZORGI ging AZ Zeno als pilootziekenhuis aan de slag met de Financiële Transactie Module (FTM). De oplossing werd ontwikkeld als een afzonderlijke cloudmodule die de ereloonverdeling loskoppelt van het facturatieproces. Facturen vormen daarbij de input, waarna FTM automatisch de verdeling van honoraria, poolvorming en boekhoudkundige verwerking bepaalt.

Voor Tycho Van Leeuwen, Product Owner TarFac bij ZORGI, schuilt de kracht van de oplossing in de flexibiliteit ervan.

“FTM ondersteunt het proces van ereloonverdeling en boekhoudkundige verwerking. De module positioneert zich tussen facturatie en boekhouding en automatiseert de verschillende financiële regels van een ziekenhuis via onderhoudbare beslissingsbomen.”

Centraal in de oplossing staan beslissingsbomen waarin alle financiële regels van het ziekenhuis worden vastgelegd. Per factuur en factuurlijn bepaalt het systeem automatisch welke verdeling, kostenplaats, kostensoort of poolvorming van toepassing is. Daardoor kunnen ook complexe uitzonderingen op een gestructureerde manier verwerkt worden zonder maatwerkontwikkeling.

Meer snelheid, minder manueel werk

De implementatie van FTM bij AZ Zeno verliep stapsgewijs. Tijdens de parametrisatie werden categorieën, pools en beslissingsbomen opgebouwd op basis van bestaande afspraken en rapporteringen. Daarna werden meerdere facturatiezendingen vergeleken met de bestaande verwerking om de resultaten zorgvuldig te valideren. Begin 2026 ging AZ Zeno live met de nieuwe werkwijze.

De voordelen werden al snel merkbaar in de dagelijkse werking. Dankzij regelmatige testfacturaties kunnen fouten vandaag vroeger worden opgespoord en gecorrigeerd, nog voor de eigenlijke facturatieronde start. Dat zorgt voor een vlotter proces en minder manuele controles.

Voor Sylvie Petitat, verantwoordelijke doktersadministratie bij AZ Zeno, zit daar de grootste winst.

“Het grootste verschil in onze dagelijkse werking sinds de introductie van FTM is dat we veel korter op de bal kunnen spelen. Fouten worden sneller zichtbaar, waardoor ook de tijd die nodig is om honoraria te berekenen en te verwerken aanzienlijk vermindert.”

Naast een efficiënter proces levert de automatisering ook een duidelijke tijdswinst op.

“Door de introductie van FTM besparen we toch zeker een halve tot anderhalve dag per maand.”

Sylvie Petitat, AZ Zeno

Medewerkers besteden daardoor minder tijd aan repetitieve controles en kunnen zich meer richten op analyse, opvolging en ondersteuning van de artsen.

Ook de afhankelijkheid van IT neemt af. Nieuwe regels, aangepaste poolverdelingen of gewijzigde afspraken kunnen zelfstandig worden beheerd, terwijl de volledige historiek behouden blijft. Dat maakt het systeem niet alleen efficiënter, maar ook beter afgestemd op de realiteit van ziekenhuizen waar financiële processen vaak onder strikte deadlines verlopen.

Transparantie versterkt het vertrouwen

Naast efficiëntie was transparantie een belangrijke doelstelling van het project. Dankzij de visuele opbouw van de beslissingsbomen kunnen artsen beter begrijpen hoe hun honoraria worden berekend. De toegepaste regels zijn inzichtelijker, waardoor vragen en discussies sneller kunnen worden uitgeklaard.

Volgens Geert Dhondt maakt dat een wezenlijk verschil in de communicatie met artsen.

“Qua transparantie heeft FTM het grote voordeel dat alles veel aanschouwelijker wordt voorgesteld. Je kunt samen met een arts naar het scherm kijken en perfect zien tot waar de regels zullen leiden. Dat neemt heel wat onduidelijkheid weg.”

Artsen ontvangen bovendien rapporteringen met een duidelijk overzicht van de berekende bedragen, toegepaste afdrachten en eventuele verdelingen met collega’s. Die rapporten ondersteunen niet alleen de controle, maar versterken ook het vertrouwen in het proces.

Klaar voor verdere groei

Voor ZORGI vormt het project een belangrijke mijlpaal. De Financiële Transactie Module werd ontwikkeld als een flexibel platform dat inzetbaar is in verschillende ziekenhuisomgevingen, ongeacht de lokale afspraken rond ereloonverdeling. De oplossing integreert met facturatie-, boekhoud- en artseninformatiesystemen en biedt een solide basis voor verdere digitale innovatie.

Na de succesvolle opstart in AZ Zeno wordt gewerkt aan verdere integraties met facturatie- en boekhoudoplossingen en aan de uitrol van de module naar andere ziekenhuizen.