Wat maakt de implementatie van een elektronisch patiëntendossier succesvol?
De implementatie van een elektronisch patiëntendossier is veel meer dan een IT-project. Ze heeft een directe impact op de dagelijkse werking van artsen, verpleegkundigen, paramedici en andere zorgmedewerkers. Daarom zijn een goede gebruikersbegeleiding en een vlotte adoptie van de software essentieel voor het slagen van het project. De EPD-cel van de afdeling Informatiesystemen van de Clinique Notre-Dame de Grâce (CNDG) deelt de belangrijkste succesfactoren voor een succesvolle ingebruikname van het elektronisch patiëntendossier.
Het EPD-team van CNDG vertelt over de implementatie van het elektronisch patiëntendossier
1. Een veelzijdig, beschikbaar en gemotiveerd intern EPD-team
Een succesvolle implementatie en het dagelijkse gebruik van een EPD hangen niet alleen af van de functionaliteiten van de software. Ook de betrokkenheid en ondersteuning van een intern EPD-team spelen een cruciale rol. Bij de Clinique Notre-Dame de Grâce (CNDG) bestaat dat team uit drie enthousiaste medewerkers, intern beter bekend als de “Madames XCARE”: Patricia Van Lerberghe (EPD-ontwikkelaar en referentiepersoon), Leslie Jaworski (EPD-configuratie) en Justine Somville (EPD-configuratie).
Volgens hen zijn luisteren en beschikbaar zijn essentieel. Daarom bezoeken ze regelmatig de verschillende afdelingen om collega’s wegwijs te maken in het gebruik van de software en hen te laten ontdekken welke mogelijkheden ZORGI CARE biedt.
“We hebben niet altijd meteen een antwoord of een oplossing,” vertellen ze. “Maar gebruikers waarderen het wanneer we bij hen terugkomen met een duidelijke uitleg over de beperkingen van de software, de nodige doorlooptijden of de uitdagingen die we onderweg tegenkomen.”
Daarnaast zijn ze ervan overtuigd dat een open, weinig hiërarchische samenwerking de communicatie aanzienlijk vergemakkelijkt.
2. Voortdurend luisteren naar de noden van de gebruikers
Tijdens de implementatie van de verschillende modules van ZORGI CARE houdt het EPD-team voortdurend contact met de zorgteams op het terrein.
Zo wordt vóór de opstart van elke module een workshop georganiseerd met de toekomstige gebruikers om hun verwachtingen en behoeften in kaart te brengen, bijvoorbeeld rond het aanmaken van formulieren. Ook tijdens en na de implementatie blijft die dialoog bestaan. Zo kan de configuratie van de software waar nodig worden aangepast en blijft het EPD optimaal afgestemd op de dagelijkse praktijk van de zorgteams.
3. Opleiding: een investering die rendeert
Volgens Patricia Van Lerberghe is opleiding een van de belangrijkste succesfactoren voor een vlotte adoptie van het EPD.
“Ik merk dat gebruikers die het meeste moeilijkheden ondervinden vaak degenen zijn die geen opleiding willen volgen, niet openstaan voor uitleg of onvoldoende begeleiding hebben gekregen.”
Een van de grootste uitdagingen is dat niet elke doelgroep zich even gemakkelijk laat vrijmaken voor opleiding. Bij CNDG volgen verpleegkundigen daarom een verplichte opleiding, aangevuld met individuele begeleiding bij de opstart. Voor artsen wordt hetzelfde traject aangeboden, al is het voor hen vaak moeilijker om vooraf tijd vrij te maken. Daarom voorziet het EPD-team bijkomende individuele opleidingen tijdens de opstart of ondersteuning op maat wanneer daar behoefte aan is.
4. Een nauwe samenwerking met de IT-afdeling
De implementatie van een elektronisch patiëntendossier is niet uitsluitend een verantwoordelijkheid van het EPD-team. Bij CNDG werkt de EPD-cel daarom zeer nauw samen met de IT-afdeling. Die samenwerking wordt versterkt door de fysieke nabijheid van beide teams én door de betrokkenheid van Didier Goies, Directeur Informatiesystemen.
Justine Somville licht toe:
“Het IT-team biedt onmisbare technische ondersteuning voor een goede werking van ZORGI CARE. Of het nu gaat om technische ontwikkelingen of om de koppeling met andere toepassingen, hun werk heeft ook een positieve impact op de gebruikservaring.”
Ook het feit dat beide teams op dezelfde werkvloer zitten, maakt een groot verschil.
“Doordat we dicht bij elkaar zitten, verloopt de communicatie veel vlotter,” vertelt Patricia Van Lerberghe. “En doordat ze dagelijks horen waar we mee bezig zijn, denkt het IT-team spontaan mee,” vult Leslie Jaworski aan.
Tot slot benadrukt het team ook de meerwaarde van de implementatieconsultants. Omdat zij ervaring opdoen in verschillende zorginstellingen, brengen ze heel wat kennis en goede praktijken mee. Uiteraard krijgen ook zij bij de opstart een grondige opleiding binnen CNDG.
Meer weten?
Wilt u meer weten over ZORGI CARE en ontdekken hoe ons elektronisch patiëntendossier uw zorgteams dagelijks kan ondersteunen? Neem dan contact op met uw Key Account Manager. Hij of zij bespreekt graag uw behoeften en geeft u meer informatie over de mogelijkheden van ZORGI CARE.
