La Clinique Saint-Luc Bouge accélère et optimise sa facturation grâce à OAZIS, l’ADT-Tarfac de ZORGI

La prise en charge du patient, de son admission à sa sortie de l’hôpital en passant par la tarification des actes médicaux et la facturation de son séjour, est jalonnée de tâches administratives fastidieuses à faible valeur ajoutée susceptibles d’engendrer de nombreuses erreurs humaines chez les employés et de diminuer ainsi la productivité et l’efficience de l’institution de soins. Afin de pallier ces difficultés, mais également dans le souci de répondre à des exigences émanant à la fois des instances décisionnelles et de la patientèle – comme, par exemple, disposer d’une estimation préalable du coût du séjour –, la Clinique Saint-Luc Bouge a choisi de s’appuyer sur un outil informatique : l’ADT/Tarfac OAZIS de ZORGI, spécialiste belge des solutions informatiques dans le secteur des soins de santé.

Une exigence métier au service de la solution  

Pour Isabelle Wertz, Directrice du Département Administration Patients – Facturation & Contrôle de gestion, « cette décision a été mûrement réfléchie dès le départ et a notamment fait l’objet d’une concertation en interne sur les impacts que des changements peuvent avoir sur certains utilisateurs. En tant qu’économiste, je voulais pouvoir faire des manipulations très spécifiques comme de la comptabilité analytique ou l’extraction de données, par exemple. Nous avons longtemps hésité entre deux concurrents et c’est l’aspect informatique qui a fait la différence, notamment la souplesse du paramétrage dans OAZIS ».  

« Les performances d’OAZIS nous permettent désormais de réduire grandement notre temps de facturation avec un taux d’erreur inférieur à 1%. »
– Isabelle Wertz Directrice du Département Administration Patients & Facturation & Contrôle de gestion

Toutefois, comme l’affirme Étienne Leruste, Project Manager Oazis chez ZORGI, au-delà de l’aspect purement technologique, « la réussite d’un tel projet réside également dans l’implication du client dans son propre trajet d’implémentation afin qu’il puisse moduler la solution en fonction de ses exigences, l’appliquer à l’usage qu’il souhaite en faire et ainsi se l’approprier plus facilement ». Une idée corroborée par Mme Wertz pour qui « la connaissance des paramètres et la participation active des équipes à la configuration du logiciel permettent d’éviter des désagréments, d’éventuelles erreurs d’encodage ultérieures  » ; avant de poursuivre « en ce sens, la mise à disposition par ZORGI d’un personnel hautement qualifié, disponible et à l’écoute de nos besoins constitue un grand plus dans le bon déroulement du projet ».

Moins d’1% d’erreur grâce à OAZIS

Après maintenant plus de cinq années d’utilisation de la solution ADT/Tarfac OAZIS, lorsque l’on demande à Mme Wertz si elle estime avoir posé le bon choix quant à la sélection du logiciel, elle évoque plusieurs points positifs.  

« Tout d’abord, le fait que les équipes et moi-même avons été impliquées directement dans le trajet d’implémentation avec ZORGI. Ensuite les performances d’OAZIS nous permettent désormais de réduire grandement notre temps de facturation avec un taux d’erreur inférieur à 1%. OAZIS nous apporte également de l’indépendance et de l’autonomie dans l’utilisation quotidienne du produit, ce qui nous permet d’imprimer un rythme de travail adapté en fonction des différents services. Enfin, la tenue de user groups qui facilitent, d’une part, les échanges entre utilisateurs et leur offrent, d’autre part, l’opportunité de sélectionner des options ‘personnalisées’. Aujourd’hui, plus personne ne souhaiterait revenir en arrière. »

La facturation de la Clinique St-Luc Bouge en quelques chiffres :

• Nombre de lits agréés : 302
• Nombres d’admissions en hospitalisation classique par an : 17.162
• Nombre de médecins : 191
• Nombre de membres du personnel administratif : 184
• Nombres de consultations par an : 146.210
• Journées d’hospitalisation classique par an : 100.354
• Chiffre d’affaires annuel : 158.000.000€
• Nombre de factures envoyées par an : 50.000 factures en hospitalisation & 192.000 factures en externe