La fusion de Vitaz à la loupe

Une fusion informatique hospitalière : comment procéder ?

Cartographie

La fusion des différents hôpitaux implique beaucoup de choses. Plus les préparatifs sont efficaces, moins sont les risques d’erreurs pendant l’opération en direct. Tout d’abord, nous établissons un plan détaillé dans un cadrage.

• Quelles solutions chaque hôpital utilise-t-il actuellement ? Quels sont les points communs et les différences ?
• Quelles (nouvelles) solutions seront utilisées ? Et quelles sont les étapes à franchir pour y parvenir ?
• Quels sont les points d’attention ?
• Quelles sont les intégrations et les liens à prévoir ?
• Quelles sont les données ou les données de patients à conserver ou consolider ? Compte tenu des obligations légales et du GDPR.
• Quel est l’impact sur les utilisateurs pendant la fusion et quelles sont les actions à prévoir pour y faire face ?
• Quelles mesures pouvons-nous prendre à l’avance pour minimiser l’impact pendant le week-end fusion ?

« Dans le cas de Vitaz, il s’agissait d’une combinaison de consolidations et de migrations. Une consolidation signifie que nous fusionnons deux parties. Chez Vitaz, par exemple, il s’agissait de la Pharmacie, de la Gestion Médication et de la RX. Une migration implique que nous transférons les applications d’un hôpital à un autre. Dans ce cas particulier, nous avons migré CPD et Meddos, explique Thomas Wyckstandt, IT Project Manager chez ZORGI.

« Un choix a également dû être fait au niveau de l’administration des patients. L’hôpital AZ Nikolaas avait déjà 10 ans d’expérience avec OAZIS. Il a été décidé d’éliminer progressivement, par exemple, NPADM et TarFac d’Infohos Solutions (utilisés à l’AZ Lokeren) et de repartir à zéro dans OAZIS sur demande de l’hôpital, sans aucun historique. Cette décision a rendu l’implémentation beaucoup plus facile pour l’hôpital », ajoute Isabelle De Becker, Project Manager chez ZORGI.

Un projet d’une telle ampleur implique qu’il faut réfléchir à de nombreuses questions et prendre des décisions. À cette fin, ZORGI s’est réuni chaque semaine (‘coronaproof’) depuis décembre 2020 pour tout mettre au point. En collaboration avec l’hôpital, ZORGI a recherché la meilleure solution pour toutes les parties, également en termes de faisabilité niveau charge de travail. Dans ce cas-ci, une bonne communication et de bons rapports étaient d’une importance capitale.

Script et essais

Un script détaillé décrivait étape par étape et minute par minute ce qui devait se passer pendant le week-end fusion. Tous les scénarios catastrophe possibles ont été établis. Même le taux d’indisponibilité (lorsque chaque système serait temporairement hors service) devait être décrit et parfaitement coordonné avec le personnel hospitalier sur le lieu de travail. Il a fallu réfléchir à beaucoup de choses : que se passerait-il, par exemple, en cas de décès ou d’admission aux urgences pendant le taux d’indisponibilité ?

« C’était un grand défi de pouvoir utiliser, en date du 1^er janvier 2022, toutes les applications ZORGI dans un environnement fusionné sans problème. Dans ce projet de fusion, l’approche de ZORGI nous a permis de mener à bien ce défi. Au cours de plusieurs essais, la fusion réelle a été simulée de manière aussi réaliste que possible. Nous avons examiné l’ensemble du script et nous l’avons exécuté dans un environnement de test spécialement mis en place pour la fusion. Cela nous a permis d’affiner le script afin d’obtenir les principes directeurs de la fusion proprement dite », explique Annelore Van Eeghem, chef adjointe du département ICT de Vitaz.

« Lors des essais, nous rencontrons toujours des éléments négligés. En tout, il y a eu cinq essais, ce qui n’a fait que renforcer nos liens avec l’hôpital depuis lors. À chaque fois, nous avons constaté que la collaboration était très efficace », ajoute Thomas Wyckstandt, IT Project Manager chez ZORGI.

Les plus grands défis

L’un des principaux défis d’un tel projet est l’intégration entre les logiciels, dont la communication se fait via des messages HL7, à savoir les informations des patients, les informations des médecins, les prescriptions, l’administration, etc. La quantité de canaux à vérifier et à tester est énorme. Se rajoutent à cela beaucoup d’intervenants extérieurs : laboratoires, autres hôpitaux, moniteurs, scanners radiologiques, etc.

Un autre grand défi était de voir comment nous allions organiser le système de demande pour commandes afin de pouvoir continuer à garantir le fonctionnement de tous les processus opérationnels.

« Nous avons dû chercher une solution provisoire en attendant la migration complète vers ERP4HC^2.0 . Infohos ECONOMAAT et Infohos BOEK sont maintenant dans un scénario d’extinction. Nous sommes donc fiers d’avoir trouvé une solution viable en si peu de temps », déclare Tine Blomme, Product Manager chez ZORGI.

En direct : le week-end fusion

Le week-end fusion du 29 décembre 2021 au 1er janvier 2022 a été un week-end au cours duquel nous faisions des interventions sans cesse. Les 700 étapes de notre scénario, réparties sur 3 jours, se sont succédées sous la stricte supervision du chef de projet IT de ZORGI. Les essais préalables ont montré clairement que chacun devait contribuer à la réussite de l’opération. Il était également important que tous les différents profils (managers, direction, utilisateurs, informaticiens, administrateurs système, mais aussi médecins, pharmaciens, …) travaillent dans la même direction et que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Après des mois de préparations, d’essais et de concertations, la mise en ligne s’est déroulée sans problème. La solution pour la pharmacie, la gestion médication, l’administration des patients, la facturation, les dossiers médicaux, les systèmes ERP, … : tout a été intégré afin que l’hôpital puisse consacrer un maximum d’efforts à offrir des soins orientés vers le client.

Rétrospective : après la fusion

« Avec la consolidation des applications ZORGI à partir du 1^er janvier, la façon de travailler est devenue beaucoup plus agréable et moins lourde pour les utilisateurs finaux parce qu’ils pouvaient travailler dans un seul environnement. En outre, depuis la fusion, le service d’administration des patients travaille avec OAZIS sur tous les campus. Depuis lors, il y a également un seul maître pour l’identification des patients, ce qui constitue une énorme simplification pour les applications périphériques », explique Annelore Van Eeghem de Vitaz.

« Grâce à la collaboration efficace, la fusion informatique des deux hôpitaux était une réussite après le week-end fusion. Chacun a fait ce qu’on attendait de lui », se félicite Thomas Wyckstandt. « Six mois après la fusion, nous tenons toujours des réunions avec l’hôpital fusionné afin d’évaluer certains composants, de finaliser les environnements de test et d’effectuer les dernières opérations post-fusion. De cette manière, ZORGI continue à apporter un soutien maximal au nouvel hôpital fusionné. »

Les 5 clés d’une fusion réussie

1. La préparation est la clé du succès.
2. Une communication claire et de bons accords entre l’hôpital et ZORGI.
3. Tous dans la même direction : tout le monde doit être sur la même longueur d’onde.
4. Responsabilité : chaque étape et chaque personne concernée sont importantes.
5. Gestion de changement : impliquer en interne, préparer et informer tout le monde, également sur la fusion en général.

Ce projet en chiffres

• > 18 employés engagés de VITAZ
• 20 ZORGIANS impliqués dans la fusion
• 700 étapes en 72 heures
• 971 lits d’hôpitaux agréés
• 3 079 collaborateurs
• 323 médecins
• 351 000 consultations

Le saviez-vous ?

Le projet de fusion Vitaz a été le premier grand « projet ZORGI ». Les accords initiaux concernant la fusion ont encore été conclus par Xperthis et Infohos Solutions séparément. Lorsque les deux entreprises ont commencé à collaborer sous le nom de ZORGI en date du 1^er janvier 2021, la plus-value de la fusion ZORGI est immédiatement devenue évidente pour l’AZ Nikolaas et l’AZ Lokeren. Une approche commune sur tous les produits et équipes concernés a permis de faciliter la communication et la collaboration avec l’hôpital.