De fusie van VITAZ onder de loep

Een ziekenhuisfusie op IT-vlak: hoe gaat dat in zijn werk? 

Het in kaart brengen 

Bij de fusie van verschillende ziekenhuizen komt er heel wat kijken. Hoe beter de voorbereidingen, hoe lager de kans dat er bij de livegang iets kan gebeuren. In de eerste plaats brengen we alles mooi in kaart in een scoping.  

• Welke oplossingen gebruikt elk ziekenhuis nu? Wat zijn de raakpunten en verschillen? 
• Welke (nieuwe) oplossingen zullen worden gebruikt? En wat zijn de stappen die we moeten ondernemen om daar te geraken?
• Wat zijn de aandachtspunten?
• Welke integraties en koppelingen moeten er zijn?  
• Welke data of patiëntengegevens moet worden behouden of geconsolideerd? Rekening houdend met wettelijke verplichtingen en GDPR. 
• Wat is de impact voor gebruikers tijdens de fusie en welke acties worden er verwacht om dit op te vangen? 
• Welke acties kunnen we vooraf uitvoeren om de impact tijdens het fusieweekend zo beperkt mogelijk te houden? 

“In het geval van VITAZ was dit een combinatie van consolidaties en migraties. Bij een consolidatie gaan we twee stukken samenvoegen. Bij VITAZ ging dit bijvoorbeeld over Apotheek, Medicatiebeheer en RX. Bij een migratie verzetten we de applicaties van het ene ziekenhuis naar het andere. In dit geval migreerden we CPD en Meddos, legt Thomas Wyckstandt, IT Project Manager bij ZORGI, uit.

“Ook op vlak van patiëntenadministratie moest een keuze gemaakt worden. Het ziekenhuis AZ Nikolaas had al 10 jaar ervaring met OAZIS. Er werd besloten om bijvoorbeeld NPADM en TarFac van Infohos Solutions, dat gebruikt werd in AZ Lokeren, te laten uitdoven en op vraag van het ziekenhuis volledig vanaf 0 te beginnen in OAZIS, zonder historiek. Deze beslissing maakte de implementatie een stuk eenvoudiger voor het ziekenhuis”, vult Isabelle De Becker, Project Manager bij ZORGI, aan.

Een project van dergelijke grootorde zorgt ervoor dat er over heel wat vragen moet nagedacht worden en afwegingen gemaakt moeten worden. Hiervoor zat ZORGI sinds december 2020 wekelijks (coronaproof) samen zodat alles gefinetuned kon worden. ZORGI keek samen met het ziekenhuis wat de beste oplossing was voor alle partijen, ook op vlak van haalbaarheid qua workload. Een goede communicatie en band was hierbij van cruciaal belang.

Draaiboek en Dry runs  

Een uitgebreid draaiboek beschreef stap voor stap en minuut per minuut wat moest gebeuren tijdens het fusieweekend. Alle mogelijke rampscenario’s werden uitgeschreven. Ook de downtime (op welk moment elk systeem even buiten werking zou zijn) moest omschreven worden en perfect afgestemd worden met het ziekenhuispersoneel op de werkvloer. Er moet over heel veel dingen nagedacht worden: wat bijvoorbeeld met een overlijden of een spoedopname tijdens downtime?

“Het was een grote uitdaging om op 1 januari 2022, zonder problemen, alle ZORGI applicaties te kunnen gebruiken in een gefusioneerde omgeving. De aanpak van ZORGI heeft ons in dit fusie-traject geholpen om deze uitdaging tot een goed einde te brengen. Tijdens het uitvoeren van verschillende dry runs werd de eigenlijke fusie zo waarheidsgetrouw mogelijk gesimuleerd. We doorliepen het volledige draaiboek en voerden dit uit op een testomgeving die speciaal voor de fusie werd opgezet. Hierdoor konden we verder sleutelen aan het draaiboek om zo de leidraad voor de eigenlijke fusie te bekomen”, vertelt Annelore Van Eeghem, Adjunct ICT diensthoofd bij VITAZ.

“We stoten tijdens de dry runs altijd nog op dingen die over het hoofd zijn gezien. Er waren vijf dry runs in totaal. De band met het ziekenhuis is toen alleen maar gegroeid. We merkten elke keer opnieuw dat de samenwerking heel constructief was”, vult Thomas Wyckstandt, IT Project Manager bij ZORGI, aan.

De grootste uitdagingen 

Een van de grote uitdagingen bij dergelijke projecten is de integratie tussen de pakketten onderling. Die communicatie tussen de verschillende pakketten loopt via HL7-berichten. Dat gaat over patiënteninformatie, doktersinformatie, voorschriften, toedieningen, … De hoeveelheid kanalen die moet nagekeken en getest worden is enorm. Daar komt ook nog eens bij dat je met heel veel externe partijen zit: labo’s, andere ziekenhuizen, monitoren, radiologiescanners, …  

Daarnaast was het ook een grote uitdaging om te kijken hoe we het aanvraagsysteem van orders en bestellingen zouden organiseren zodat we de werking van alle operationele processen konden blijven garanderen. 

“We moesten zoeken naar een tussentijdse oplossing tot we alles naar ERP4HC2.0 migreren. Infohos ECONOMAAT en Infohos BOEK zitten nu namelijk in een uitdoofscenario. We zijn dan ook trots dat we op zo’n korte tijd een werkbare oplossing gevonden hebben”, vertelt Tine Blomme, Product Manager bij ZORGI. 

Livegang: het fusieweekend 

Het fusieweekend van 29 december 2021 tot 1 januari 2022, was een weekend waarin we 72 uur lang non-stop acties deden. Alle 700 stappen in ons draaiboek, verspreid over 3 dagen, volgden elkaar mooi op onder strikte opvolging van de IT project manager van ZORGI. De dry runs op voorhand zorgden ervoor dat het duidelijk was dat iedereen zijn steentje moest bijdragen om het te doen slagen. Het was ook belangrijk dat alle neuzen van verschillende profielen (managers, directie, gebruikers, IT’ers, systeembeheerders, maar ook dokters, apothekers, …) in dezelfde richting stonden, dat we iedereen op één lijn kregen. 

Na maanden van voorbereiding, dry runs en overleg verliep de livegang quasi vlekkeloos. De oplossing voor de apotheek, het medicatiebeheer, de patiëntenadministratie, de facturatie, de medische dossiers, de ERP-systemen, …: alles werd geïntegreerd zodat het ziekenhuis zich maximaal kan inzetten om klantgerichte zorg te bieden. 

Terugblik: na de fusie 

“Door de consolidatie van de ZORGI-applicaties was het voor de eindgebruikers vanaf 1 januari veel aangenamer en minder omslachtig werken omdat ze in één omgeving konden werken. Bovendien werkt de dienst patiëntenadministratie sinds de fusie in alle campussen met OAZIS en is er sindsdien ook één master voor patientenidentificatie, een enorme vereenvoudiging naar randapplicaties”, licht Annelore Van Eeghem van VITAZ, toe.

“Na het fusieweekend waren beide ziekenhuizen, dankzij de constructieve samenwerking, succesvol gefusioneerd op IT-vlak. Iedereen heeft gedaan wat van hem/haar verwacht werd”, vertelt Thomas Wyckstandt voldaan. “Een half jaar na de fusie hebben we nog altijd onze meetings met het fusieziekenhuis om bepaalde onderdelen te evalueren, testomgevingen af te bouwen en de laatste post-fusie acties uit te voeren. Zo blijven we het nieuwe fusieziekenhuis vanuit ZORGI maximaal ondersteunen.”

De 5 sleutels voor een succesvolle fusie

1. Preparation is the key to success
2. Goede en heldere communicatie en afspraken tussen ziekenhuis en ZORGI
3. Alle neuzen in dezelfde richting: alle profielen moeten op 1 lijn staan
4. Verantwoordelijkheid: elke stap en elke betrokken persoon is belangrijk
5. Changemanagement: iedereen intern betrekken, goed voorbereiden en informeren, ook over de fusie in het algemeen

 Dit project in cijfers

• > 18 betrokken medewerkers uit VITAZ
• 20 ZORGIANS betrokken bij de fusie
• 700 stappen in 72 uur
• 971 erkende ziekenhuisbedden
• 3.079 medewerkers
• 323 artsen
• 351.000 raadplegingen

Wist je datje… 

Het fusieproject van Vitaz was het eerste grote “ZORGI-project”. De initiële afspraken rond de fusie werden nog gemaakt vanuit Xperthis en Infohos Solutions apart. Toen beide bedrijven op 1/1/2021 onder de noemer ZORGI gingen samenwerken, werd de meerwaarde van de fusie van ZORGI meteen ook duidelijk voor AZ Nikolaas en AZ Lokeren. Een gemeenschappelijke aanpak, over alle betrokken producten en teams heen zorgde voor een vlottere communicatie en samenwerking met het ziekenhuis.