La Clinique André Renard entame sa migration vers Xperthis CARE avec le déploiement de Planner, l’outil de gestion des rendez-vous médicaux

« Parce que la prise de rendez-vous, c’est vital ! » déclare Marc Delforge, Directeur informatique de la Clinique André Renard à Herstal, lorsque lui est demandé pourquoi avoir initié la migration d’Omnipro par l’installation de Planner, un des modules « CORE » du DPI Xperthis CARE.

Thomas Dubuisson, chef de projet chez ZORGI, renchérit : « La prise de rendez-vous représente le cœur-même du fonctionnement de l’hôpital. Le Planner permettra notamment au personnel administratif de la clinique de suivre et de prendre plus facilement en charge le patient notamment via l’existence d’une vue agrégée de l’ensemble des rendez-vous pris au sein de l’hôpital. »

Ce projet d’installation de Planner constitue la première étape du plan de migration vers Xperthis CARE, consécutif au décommissionnement du logiciel OmniPro, dossier patient informatisé historique de la Clinique.

« Vu le caractère stratégique de la prise de rendez-vous pour l’hôpital, ce basculement vers Planner depuis OmniPro nous a fait retenir notre souffle à plusieurs moments… En effet, transférer plus de 40.000 rendez-vous répartis sur cinq sites (la Clinique et ses quatre polycliniques) d’un logiciel à l’autre ne se fait pas sans un peu d’émotions mais globalement tout s’est bien passé et dans le respect des délais qui plus est. » confie Marc Delforge.

Les facteurs de succès de la migration

Au moment d’évoquer les facteurs de réussite de ce projet, il avance plusieurs aspects : l’organisation de séances d’informations à l’attention des services concernés par la prise de rendez-vous ; la formation des utilisateurs-clés qui ont pu se faire le relais des connaissances et bonnes pratiques acquises auprès des collaborateurs concernés ; l’accompagnement des équipes sur le terrain lors du démarrage ; au niveau du déploiement, une présence sur place d’une équipe ZORGI le jour-J pour pouvoir se donner les moyens de réagir le plus rapidement possible face à l’apparition de bugs éventuels et, enfin, des échanges fructueux entre le personnel administratif et des développeurs de chez ZORGI pour se pencher ensemble sur des éléments indispensables à prendre en compte dans le nouveau logiciel.

À la question de savoir s’il a déjà pu recevoir du feedback des utilisateurs du nouvel outil Planner, Marc Delforge admet que : « quand tout se passe bien, on n’a pas de retours. Cela dit, une fois la phase de prise en main du module Planner, nous nous réjouissons de pouvoir profiter de la pleine plus-value pour la prise de rendez-vous car il offre certains avantages qu’Omnipro n’avait pas comme les rendez-vous multiples ou encore la recherche de plages libres. »

Planner, jalon indispensable vers le Portail Patient

Si le projet Planner peut tout doucement être clôturé, une deuxième étape du plan de migration, liée au déploiement du portail patient, devrait s’amorcer dans les mois à venir entre la Clinique André Renard et ZORGI. Constituant les deux faces d’une même pièce, le portail patient offrira des fonctionnalités additionnelles au Planner, notamment, la possibilité d’offrir une gamme de rendez-vous plus large pour la patientèle de l’hôpital.

Le déploiement Planner à la Clinique André Renard en quelques chiffres

1. Le déploiement en big-bang a concerné les 111 services de l’institution, répartis sur cinq sites, pour un total de 251 agendas ;
2. Reprise complète des rendez-vous depuis OmniPro vers Xperthis CARE à partir du 17/01/2022 : 41291 rendez-vous ;
3. En date du 7 février 2022, soit deux semaines après le go live, + de 4500 rendez-vous avaient été pris dans Planner.