Clinique André Renard start migratie naar Xperthis CARE met ontwikkeling van Planner, de tool voor het beheer van medische afspraken

“Omdat het boeken van afspraken van vitaal belang is”, zei Marc Delforge, IT-directeur van Clinique André Renard in Herstal, toen hem werd gevraagd waarom hij de Omnipro-migratie startte met de installatie van Planner, een van de “CORE”-modules van het Xperthis CARE EPD.

Thomas Dubuisson, projectmanager bij ZORGI, voegt hieraan toe: “Het maken van afspraken vormt de kern van de activiteiten van het ziekenhuis. De Planner zal het administratieve personeel van het ziekenhuis in staat stellen de patiënten gemakkelijker te volgen en te beheren, vooral dankzij het totaaloverzicht van alle binnen het ziekenhuis gemaakte afspraken. “

Dit Planner-installatieproject is de eerste fase in het migratieplan naar Xperthis CARE, na de buitengebruikstelling van de OmniPro-software, het vroegere EPD van het ziekenhuis.

“Gezien het strategische karakter van de afsprakenplanning voor het ziekenhuis, was deze overstap van OmniPro naar Planner best spannend… Het overzetten van meer dan 40.000 afspraken verspreid over vijf locaties (het ziekenhuis en de vier poliklinieken) van de ene software naar de andere gaat niet zonder slag of stoot. Maar over het algemeen is alles goed en volgens plan verlopen”, vertrouwt Marc Delforge ons toe.

De succesfactoren van de migratie

Op vlak van succesfactoren van dit project noemt hij verschillende aspecten:

• de organisatie van infosessies voor de betrokken diensten;
• de opleiding van key users die de verworven kennis en best practices hebben kunnen doorgeven aan de betrokken werknemers;
• de ondersteuning van de teams ter plaatse tijdens de opstartfase;
• de aanwezigheid van een ZORGI-team ter plaatse op de dag van de invoering om zo snel mogelijk te kunnen reageren bij eventuele bugs;
• vruchtbare gedachtenuitwisselingen tussen het administratief personeel en de ontwikkelaars van ZORGI om samen te werken aan de essentiële elementen waarmee in de nieuwe software rekening moet worden gehouden.

Op de vraag of hij al feedback heeft gekregen van gebruikers over de nieuwe Planner-tool, antwoordt Marc Delforge: “Zolang alles goed gaat, krijgen we geen feedback. Dit gezegd zijnde, zodra de Planner-module operationeel is, zijn wij verheugd dat wij ten volle kunnen profiteren van de toegevoegde waarde voor het plannen van afspraken. Deze module biedt bepaalde voordelen die Omnipro niet had, zoals meervoudige afspraken en het zoeken naar vrije slots.”

Planner, een essentiële stap naar het patiëntenportaal

Terwijl het Planner-project stilletjesaan gefinaliseerd kan worden, zou in de komende maanden een tweede fase van het migratieplan, gekoppeld aan de invoering van het patiëntenportaal, tussen het Clinique André Renard en ZORGI van start moeten gaan. Het patiëntenportaal zal Planner extra functionaliteiten bieden, zoals de mogelijkheid om een breder scala aan afspraken aan te bieden voor het patiëntenbestand van het ziekenhuis.

De invoering van Planner in Clinique André Renard in een paar cijfers

1. Bij de grote invoer waren de 111 afdelingen van de instelling betrokken, verspreid over vijf locaties, voor een totaal van 251 agenda’s;
2. Volledige overdracht van afspraken van OmniPro naar Xperthis CARE vanaf 17/01/2022: 41.291 afspraken;
3. Op 7 februari 2022, d.w.z. twee weken na de go live, waren er meer dan 4.500 afspraken geboekt in Planner.