Xperthis CARE in recordtijd geïnstalleerd in Centre Hospitalier de Mouscron

De invoering van een elektronisch patiëntendossier (EPD) voorbereiden is nooit gemakkelijk. De succesvolle voltooiing ervan binnen het tijdschema is dat nog minder. En toch, dankzij het voorbereidende werk en de uitstekende samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen, is dit een prestatie die de teams van het ziekenhuis van Moeskroen, Asdaex en ZORGI hebben geleverd op 4 mei 2021. Toen voerden zij de bigbangontplooiing van de Xperthis CARE PGD uit en dit vijf maanden eerder dan gepland. ​​​​​​​

Wat zijn de succesfactoren voor een dergelijk project?

Voor Julien Ory, Delivery Unit Manager bij ZORGI, is dit succes het resultaat van verschillende factoren. De eerste is de voorafgaande afstemming tussen de CHM en ZORGI over de inhoud en planning van het project (blauwdruk):

“In een voorbereidende fase die in 2018 is gestart, hebben we in samenwerking met het ziekenhuis een blauwdruk (voorproject) uitgevoerd om uit de verschillende mogelijke scenario’s het scenario te kiezen dat het beste paste bij het Xperthis CARE-implementatieproject en om de overname van de gegevens van het oude Omnipro PGD te organiseren. Zodra het project van start was gegaan, hebben wij de infrastructuur en het technische gedeelte opgezet, gevolgd door de functionele parameteriseringsfase. Daarin besloten wij om in de eenheden en in de polikliniek te beginnen met de modules verpleging en het voorschrijven van geneesmiddelen.”

Naast deze cruciale fase van de blauwdruk waren er nog andere succesfactoren van het project die een efficiënte uitvoering bevorderden: enerzijds de investering en de toe-eigening van de functionaliteiten van oplossing door de instelling en haar gebruikers. Anderzijds de maturiteit van de interacties tussen de verschillende producten in het ecosysteem van het ziekenhuis. Hierbij ging het zowel om koppelingen tussen ZORGI-producten (Omnipro, Xperthis CARE of Infohos APOTHEEK) of producten van derden. Bovendien heeft de overdracht van gegevens van Omnipro naar Xperthis CARE ook sterk bijgedragen tot de aanvaarding van de oplossing door eindgebruikers.

Tenslotte waren ook het goede beheer van het project en de tussenkomst van het partnerbedrijf Asdaex bij het verstrekken van documentatie en de concrete opleiding van sleutel-/eindgebruikers in het dagelijks gebruik van de oplossing een versnellende factor en een van de sleutels tot succes.

Go Live & Big Bang

Thomas Dubuisson, IT-projectleider bij ZORGI, legt uit:

“Dankzij al deze voorbereidende procedures die werden uitgevoerd, konden de go-live dag en de ondersteuningsfase, die drie dagen duurde, met een gerust hart worden georganiseerd. Wij waren vanaf de ochtend van de eerste dag ter plaatse voor de technische fasen en zijn pas op de avond van de derde dag vertrokken. Tijdens de go-live waren onze teams en die van Asdaex aanwezig naast de IT-, medische, verpleegkundige en apotheekteams van het ziekenhuis.”

De invoering van Xperthis CARE vond plaats in een “big bang” – d.w.z. een gelijktijdige invoering van het geautomatiseerde patiëntendossier voor alle gebruikers – om de continuïteit van de zorg- en dienstverlening in het ziekenhuis te waarborgen.

Terugkoppeling uit het veld

David Dubus, hoofdverpleegkundige van de afdeling Geneeskunde-Neurologie van het CHM, wees op de belangrijkste succesfactoren van het implementatieproject en het gebruik van Xperthis CARE in de praktijk.

“Ik wijs op de frequentere en intensievere contacten tussen het IT-team en het verplegend personeel, het reactievermogen ten aanzien van de gebruiker en de nauwe samenwerking tussen de eerstelijnsverzorgers en IT”.

In het dagelijks gebruik van de software is David Dubus ook verheugd over een instrument dat “intuïtiever en sneller is, dat het werk van het verplegend personeel weerspiegelt en dat een meer globaal beeld biedt van het patiëntendossier via het whiteboard of de tabbladen”. Wat zijn verwachtingen voor de toekomst van Xperthis CARE betreft, zeggen hij en zijn collega’s dat zij “hopen meer betrokken te worden bij updates van de oplossing, maar ook de geplande ontwikkeling van de software willen zien via het continue verbeteringsproces dat bij ZORGI wordt toegepast”.

Belangrijke mijlpalen in het verschiet

Hoewel de voorbereiding en de productielancering van de eerste componenten van het EPD goed zijn verlopen, benadrukt Julien Ory dat er nog belangrijke stappen moeten worden gezet:

“Na de lancering van de eerste modules zullen wij onze inspanningen voortzetten om Omnipro volledig buiten bedrijf te stellen. Eind november zijn we ook in productie gegaan met de module voor het maken van afspraken (Xplanner) en in februari is het patiëntenportaal in gebruik genomen. Wij zijn van plan te eindigen met de volledige medische component, d.w.z.: spoedgevallen, voorschriften voor onderzoeken en laboratoriumanalyses en, uiteraard, medische correspondentie en verslagen van raadplegingen en ziekenhuisopname”.