Pour une meilleure gestion des mouvements de ses patients, le Centre de Santé des Fagnes implémente avec succès le module Xbed de Xperthis CARE

La gestion des mouvements des patients (admissions, transferts, sorties, etc.) peut s’avérer lourde et consommateur de temps pour le personnel infirmier. Le module Xbed, intégré dans Xperthis CARE, offre aux utilisateurs une outil simple et efficace pour gérer les mouvements des patients au sein de l’institution. Grâce à une parfaite intégration avec le système administratif de l’institution, elle permet d’obtenir la localisation en temps réel du patient, d’établir des prévisions d’admission et de mesurer le taux d’occupation des unités de soins et ses conséquences notamment sur la gestion des médicaments et sa facturation.

Pourquoi le CSF a fait le choix d’Xbed ?

Gagner du temps pour ses équipes en rendant le travail quotidien moins lourd, c’est l’objectif recherché par chaque hôpital, mais la réalité du terrain est souvent bien moins évidente. Pour rendre plus efficace les transferts et les sorties des patients dans l’outil de gestion des admissions des patients (ADT), le module Xbed remplace une partie de l’ADT et prend la main afin d’améliorer la synergie entre le dossier patient informatisé Xperthis CARE et l’outil d’admission.

Tiffany Tallec, Business Analyst & Chef de projet IT au CSF, témoigne du gain indéniable apporté par le module Xbed :

«Concrètement : l’infirmier.e encode, directement dans le DPI, chaque mouvement du patient, ce qui facilite l’exécution en temps réel de la gestion du mouvement des patients et en parallèle la gestion des stocks de la pharmacie. Dès que le programme a été opérationnel, nous avons gagné du temps pour le personnel de la pharmacie et diminué des coûts grâce à une date de sortie provisoire du patient indiquée en temps réel par le service infirmier. »

Les facteurs de succès du projet

Selon Tiffany Tallec, cinq facteurs de succès se dégagent aisément du projet Xbed :

• Une communication claire et une confiance réciproque s’est installée entre l’équipe du CSF et ZORGI.
• Une bonne complémentarité au sein de l’équipe ZORGI : avec Antoine Mouraux (IT Project Officer) et Kevin Debaisieux (Service Delivery Manager) sur notre projet. Leur suivi et leur écoute tout au long du projet ont été essentielles et de qualité, et ce pour palier rapidement aux difficultés rencontrées.
• L’accompagnement du changement : prendre le temps de former, d’informer et d’éduquer l’utilisateur à ce nouvel outil pour qu’il puisse prendre rapidement en main le logiciel et éviter des erreurs d’encodage qui peuvent se répercuter à l’intérieur comme à l’extérieur de l’hôpital.
• L’implication des utilisateurs-clé :  A ce titre, nous tenons à remercier Amandine Marlet, infirmière responsable DPI qui a fortement contribué à la réussite du projet.
• La validité des échanges entre le module de tarification et Xperthis CARE conditionnée par le travail de tarification. Celui-ci a été réalisé par l’équipe de Florence Detiffe, responsable du Service Facturation. En effet, elle a effectué l’extraction des données relatives aux services, alloué des médecins responsables, vérifié les répercussions des mouvements patients dans l’ADT, … Tout ce travail méticuleux, réalisé en aval par les équipes du CSF, a permis ce succès.