Les équipes soignantes de l’Hôpital de la Citadelle satisfaites du module « Chapitre IV » dans Xperthis CARE 

Cette innovation a été développée en étroite collaboration avec ZORGI, le pôle médical-pharmacie et l’équipe projet DPI. Elle vise à alléger le quotidien des médecins et des pharmaciens. Le module réduit considérablement leurs tâches administratives liées aux prescriptions et optimise le suivi des médicaments. Les bénéfices sont concrets : les médecins économisent entre 5 et 10 minutes par demande de remboursement grâce à l’intégration directe dans le flux de prescription.

Simplification des prescriptions avec le « Chapitre IV »

Le module « Chapitre IV » concerne les médicaments nécessitant des accords spécifiques de remboursement. Traditionnellement, le processus de demande d’accord d’intervention auprès des organismes assureurs se faisait via des correspondances papier ou la plateforme eHealth Civars, un parcours souvent perçu comme fastidieux. Grâce à l’intégration directe de cette fonctionnalité dans le dossier patient Xperthis CARE, les médecins peuvent désormais :

• Consulter instantanément les accords de remboursement en cours pour leurs patients.
• Soumettre des demandes de remboursement directement depuis le module de prescription, sans passer par une plateforme externe. Ce qui permet une réduction notable des frais de publipostage liés à l’ancien flux, générant ainsi des économies directes pour l’institution.
• Bénéficier d’une procédure simplifiée qui évite les contraintes liées à l’authentification sur Civars, l’authentification via Xperthis CARE en effet ne nécessite ni ITSME (via smartphone), ni EID (via un lecteur de carte d’identité).

Ces avantages contribuent à un processus plus fluide et économique, optimisant à la fois le temps et les ressources.

La demande d’accord de remboursement, à quoi ça ressemble ?

L’intégration du chapitre IV dans le DPI épargne aux soignants des dizaines de clics par demande de remboursement et un double encodage de la prescription :

1. Optimisation du temps médical : Les médecins économisent 5 à 10 minutes par demande de remboursement en éliminant les étapes manuelles grâce à l’intégration directe dans le flux de prescription.
2. Réduction des tâches administratives : Les médecins peuvent soumettre des demandes directement depuis le DPI, sans passer par la plateforme Civars, simplifiant ainsi le processus administratif.
3. Accès immédiat aux accords de remboursement : Les accords de remboursement en cours pour chaque patient sont visibles en temps réel dans le dossier patient, facilitant la prise de décision et le suivi.
4. Centralisation des informations : Tous les outils nécessaires au suivi des traitements et à la gestion des demandes de remboursement sont centralisés dans un seul logiciel, réduisant le besoin de passer d’une plateforme à l’autre.
5. Réduction des erreurs et amélioration du suivi des traitements : La connexion directe entre Xperthis CARE et les organismes assureurs permet de diminuer les erreurs de saisie et d’améliorer la gestion des traitements à long terme en offrant une vue globale et actualisée des prescriptions et des remboursements.

Retour positif des équipes médicales de la Citadelle

Depuis la mise en œuvre du Chapitre IV, dans le dossier patient, de nombreux médecins ont exprimé leur satisfaction quant à la nouvelle fonctionnalité, ce qui facilite l’adhésion des utilisateurs, notamment des médecins, et renforce la légitimité de la solution.

Blaise DELHAUTEUR, Pharmacien chef de service Pôle médical-pharmacie, rapporte : « L’application fonctionne très bien ! J’ai même reçu plusieurs appels enthousiastes des collègues qui apprécient cette avancée, cette fonctionnalité est un réel gain de temps et d’énergie pour eux. Elle est parfaitement intégrée et simplifie vraiment leur travail, ce qui renforce la légitimité de l’outil auprès des médecins ». Et précise aussi : « Cette première mise en place marque une avancée dans l’optimisation des processus de prescription et pourrait encourager une adoption plus facile dans d’autres établissements hospitaliers. »

Un projet complexe, mais une collaboration fructueuse

Blaise DELHAUTEUR, nous explique le trajet de cette intégration : « Le développement de cette fonctionnalité n’a pas été sans embûches. L’intégration technique entre les systèmes de l’hôpital, la plateforme eHealth et la base de données SAM (médicaments) a nécessité un travail d’échange complexe. De plus, certaines subtilités de la base de données SAM ont imposé des ajustements durant les phases de tests. Bien que le projet ait pris du temps, il n’a rencontré aucun bug majeur, à part l’ajustement mineur lié à SAM V2.

Malgré ces difficultés, la collaboration entre ZORGI et nos équipes de l’Hôpital de la Citadelle a été exemplaire, avec un bon niveau de réactivité notamment de la part de Thomas BOUCHER, Functional Consultant chez ZORGI. Après quelques mois de développement, et des tests en acceptance début d’année, la fonctionnalité a été mise en production en octobre 2024. Cette première mise en place permettra, je l’espère, de clarifier et de simplifier les futurs déploiements dans d’autres hôpitaux. »

Thomas BOUCHER ajoute également : « Pour l’équipe ZORGI, ce parcours a été complexe en raison de l’environnement des tests, mais il a été brillamment mené grâce à l’engagement des personnes impliquées dans l’institution. »